Seyahat masraflarını azaltmaya yardımcı olacak 6 ipucu
Miscellanea / / June 30, 2023
1. Bir seyahat politikası geliştirin
Seyahat programınız şunları içermelidir:
- Şirketin üstlenmeye istekli olduğu harcamaların bir listesi. Örneğin, ortaklar için yemek ve hediyeler işletme tarafından ödenir, ancak çalışan mobil iletişim ve taksiler için ödeme yapar.
- Çeşitli pozisyonlardaki çalışanlar için seyahat ve konaklama limitleri. Diyelim ki dört yıldızlı oteller bölüm başkanları için, üç yıldızlı oteller sıradan çalışanlar için.
- Doküman yönetimi kuralları. Bunlar, bir iş gezisi düzenleme, görevler hazırlama, başvuru ve rapor sunma prosedürü için şartlardır. Seyahat politikasına uyumdan sorumlu olacak bir çalışan veya departman atamak da önemlidir.
Seyahat belgeleri için şablonlar ekleyebilirsiniz - çalışanların bunları doldurması daha kolay olacak ve yanlış hazırlanmış kağıtların sayısı önemli ölçüde azalacaktır.
Seyahat politikanızı daha karlı hale getirmek için, iş seyahatlerinin önemine göre birkaç parçaya bölün. Onlar için farklı kurallar ve sınırlar düşünün. Bu geziler şunlar olabilir:
- Görüntüyü korumak için. Konferanslarda sunumlar, forumlara veya eğitimlere katılım. Bu tür etkinlikler hemen fayda sağlamayacaktır, bu nedenle bilet ve konaklama maliyetleri azaltılabilir.
- Şirketin gelişimi için. Çalışma kontrolleri, toplantılar ve müzakereler. Bu tür geziler, karı artırmayı amaçlamaktadır, bu nedenle onlara biraz daha fazla harcayabilirsiniz. Burada öncelik çalışan konforu ve hareket hızıdır.
Kod sistemi, gezileri görevlere göre daha hızlı sıralamanıza yardımcı olacaktır. Numaraları farklı seyahat biçimlerine atayın, bunları tek bir listede toplayın ve seyahat poliçenize ekleyin.
Harcamalarınızı kolayca yönetin seyahat organizasyon hizmeti İş için OneTwoTrip. Bununla, bir kuruluşun seyahat politikasını ayarlayabilir, her çalışan için limitler belirleyebilir ve takvimde iş gezileri planlayabilirsiniz. Platform, 800 havayoluyla çalışır ve diğer şeylerin yanı sıra şunları sunar: grup uçuşları. Transfer, tren, tren, otobüs ve aeroexpress biletleri - hepsi tek bir yerde. Dünyanın dört bir yanındaki oteller, kurumsal müşterilere %35'e varan indirimlerle sunulmaktadır ve hizmet aracılığıyla yapılan satın alımlar için sadakat programı kapsamında %5'e varan para iadesi alabilirsiniz.
Hizmete bağlantı ücretsizdir. Aylık abonelik ücreti de yoktur, bu nedenle düzensiz iş gezileri şirketin parasını boşa harcamaz.
Daha fazla öğrenmek için2. Farklı ulaşım ve konutları düşünün
Uçak her zaman seyahat etmenin en uygun ve karlı yolu değildir. İstenen şehre doğrudan uçuş yoksa, bağlantılar tren yolculuğundan daha uzun sürebilir. Ayrıca arabada çalışmak gerçekten mümkün: birçok trende Wi‑Fi, çift bölme ve hatta dahili telefon bölmeleri var. Diğer bir seçenek de otobüsler. Onlara kısa bir yolculuk, transfer eksikliğinden dolayı yeterli zaman ve para tasarrufu sağlarken, konforu bozmaz.
Konut aynı hikaye. Bir otel daha pahalıdır, ancak merkezde bazen şehrin varoşlarındaki bir bütçe seçeneğinden daha karlı: bir taksi veya toplu taşıma maliyeti farkı karşılayacaktır. Bir dairenin günlük kirasının bir otelden daha ucuz olduğu görülür. Ve istikrarlı Wi-Fi ve elinizin altında bir çamaşır makinesi, uzun bir yolculuğu daha konforlu hale getirecektir.
3. seyahatinizi uzatmayın
Yolculuk ne kadar kısa olursa, iş için o kadar ucuz olur. Her gün çalışmak gerekli yevmiye ile telafi etmek, ve yolculuk hafta sonlarına veya tatil günlerine denk geliyorsa - ayrıca çift fiyatla.
Bu nedenle, görevleri tamamlamak için gereken süreyi her zaman dikkatli bir şekilde hesaplayın. Örneğin, bir çalışanın Perşembe öğleden sonra bir konferansta konuşması gerekiyorsa, Çarşamba ve Cuma günleri yola çıkması gerekli değildir. Sabah uçabilir ve akşam uçabilirsiniz - üç gün yerine, bir iş gezisi yalnızca bir gün sürer.
Bu şema çoğu durumda çalışır, ancak istisnalar da vardır. İstenilen gün için tüm karlı biletlerin bittiğini ve geriye yalnızca business class kaldığını varsayalım. Harcırah ve bir otelde bir geceden daha pahalıya mal olabilir. Burada, çeşitli seçeneklerin maliyetlerini hesaplamaya, miktarları karşılaştırmaya ve en iyisini seçmeye değer.
4. Kurumsal kart alın
Bununla birlikte, iş gezileri siz ve çalışanlarınız için daha konforlu hale gelecektir. Çalışanların seyahat ederken bütçelerini aşmamaları için limitler koyabileceksiniz. Artık muhasebeleştirilmemiş harcama yok - tüm işlemleri kişisel hesabınızda göreceksiniz. Ayrıca, kurumsal kartların genellikle artan para iadesi veya hizmet indirimleri gibi özel bonusları vardır.
Önemli olan, gereksiz sinirler olmadan satın alımlar için KDV'yi iade etmenin mümkün olacağıdır. vergi iadesi için gerekli sadece fatura ve çalışanın otel konaklama ve ulaşım masraflarını nakit olarak veya normal maaş kartı ile ödemesi durumunda kağıt düzenlenmeyebilir.
5. Çalışanlara bir seçenek sunun
Görünüşe göre uçuşları ve otelleri kendi başınıza ayarlamak, tasarruf etmek için doğru karar. Ancak, seçiminizin çalışana rahatsız edici gelme riski vardır: konfor bundan zarar görecek ve seyahat ederken çalışma arzusu büyük olasılıkla azalacaktır. Ayrıca, planlamadan sorumlu kişi, iş için daha verimli olan diğer görevleri çözmek için harcanabilecek zamanı kaybedecektir.
İkamet ve hareket koşulları iş seyahatinde olanlar tarafından seçilecekse, bu sorunları dert etmenize gerek kalmayacak. Asıl mesele, ona seyahat politikasının sınırlarını ve koşullarını belirtmektir. Satın alma işlemlerini muhasebeci gibi sorumlu bir kişiye de emanet edebilirsiniz: gezgin uygun seçeneklere bağlantılar verecek, organizatör onlar için ödeme yapacak ve ardından biletleri ve rezervasyon ayrıntılarını paylaşacaktır.
6. Önceki gezilerden gelen raporları analiz edin
Farklı çalışanların belgelerini kontrol edin, maliyetlerin farklılık gösterip göstermediğini görün ve artan harcamaların nedenlerini arayın. Örneğin, birisi şirket için uygun olmayan bir uçuş seçti veya yalnızca pahalı restoranlarda yemek yedi. Bu tür veriler, seyahat politikasının ayarlanmasına ve iş için en iyi seçeneğe getirilmesine yardımcı olacaktır.
Analiz etmeyi kolaylaştırmak için bir pivot tabloya sahip olmaya değer. Belgeyi kategoriye göre sütunlara ayırın: biletler, konaklama, yemekler, mobil iletişim, seyahat sırasında ulaşım vb. Lütfen seyahat tarihini ve görevlendirilen çalışanın adını da belirtiniz. Sadece gider tutarları tabloya yüklenebilir ve detayları raporlarda saklanabilir. Bir anormallik fark ederseniz, harcamaların neden arttığını görmek için evrakları inceleyin.
Bir tabloyu kendiniz tutmanıza gerek yoktur - zaten bu tür araçları sağlayan çevrimiçi hizmetleri kullanabilirsiniz. Raporlar ve kapanış belgeleri "İşletmeler için OneTwoTrip» otomatik olarak oluşturulur ve bunları EDI aracılığıyla alabilirsiniz. Analitik, bir şirket kartındaki borçları, mevduat giderlerini ve otel ve seyahat faturalarındaki sonradan ödemeleri gösterecektir. grup biletleri. Hizmet, 1C: Muhasebe ile bütünleşir. Bu, çalışanların uygun seçenekleri kendi başlarına seçmelerine ve muhasebecinin şirket için uygun bir şekilde onlar için ödeme yapmasına olanak tanır.
İş seyahatlerinde konfor ve güvenlik için "İşletmeler için OneTwoTrip» 7/24 çalışan destek servisi mevcuttur. Onunla telefonla, habercilerle veya kişisel hesabınızdaki sohbet yoluyla iletişim kurabilirsiniz. Uzmanlar, sorunla hızlı bir şekilde başa çıkmanıza ve alternatif konaklama seçenekleri veya bilet bulmanıza yardımcı olacaktır.
Bir iş gezisi planlayın