Stratejik oturumlar: bu araç nedir ve bundan kimler yararlanabilir?

Stratejik oturumlar nedir?

Strateji oturumları, yöneticiler için şirketin gelişimi için planların tartışıldığı bir toplantı formatıdır. Bu araç yardımcı olur:

• şirketin mevcut konumunu değerlendirmek, güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek;
• sorunlardan kaçınmanın veya mevcut olanları çözmenin yollarını bulmak;
• bir eylem planı tanımlayın - hedeflere ulaşmak için belirli adımlar;
• Başarıyı ölçmek için kriterler belirleyin.

Stratejik bir oturum bir tür beyin fırtınası. Böylece toplantıda departmanların sorunlarını ve başarılarını tartışıyor, her biri için hedefler belirliyor, interaktif bir çevrimiçi beyaz tahtada diyagramlar ve grafikler çiziyoruz.

Bu amaçlar için seçtik Miro. Bu araç, düşünce ve fikirleri görsel bir formatta yakalamanıza olanak tanır. Aynı zamanda, tüm oturum katılımcıları dünyanın herhangi bir yerinden ve herhangi bir cihazdan ona erişebilir.

Bundan sonra taktik planlama yaparız: her departmanın başkanı görevlerini daha küçük adımlara böler.

Bir strateji oturumu nasıl yapılır?

Organize olmanıza yardımcı olacak birkaç adım.

Toplantı sıklığını belirleyin

Stratejik oturumlar düzenlemek için sabit bir zaman çerçevesi yoktur. Bazı şirketler üç ayda bir toplantı yapmayı tercih ederken, diğerleri altı ayda bir veya yılda bir yapabilir.

Böylece sizin için uygun olan herhangi bir toplantı sıklığını ayarlayabilirsiniz.

Şirketimizde stratejik toplantılar üç ayda bir yapılmaktadır. Sonra amaçlanan şeyi kırarız hedefler bir tür sprint için. Bunu yapmak için, büyük sorunları çözmek için hangi adımların atılacağına, genel olarak ne kadar süreceğine, hangi departmanların dahil olacağına ve ne kadar kaynağa sahip olduklarına karar vermeniz gerekir.

Yöneticiler daha sonra gerekirse departman düzeyinde görevleri ayrıştırır. Ve 3 ay sonra programı kontrol ediyoruz.

Doğru kişileri davet edin

Strateji oturumuna kimi davet edeceğiniz, çözülmesi gereken sorunların listesine bağlı olacaktır. Örneğin, genel iş stratejisini tartışmak için bir toplantı yapıyorsanız, bölüm başkanlarını aramalısınız. Anahtar göstergelerden sorumlu proje yöneticilerini de davet edebilirsiniz.

Strateji oturumunuz bazı verilerin gözden geçirilmesi ve tartışılmasına ayrılmışsa, ilgi çekmeye değer. emretmekbu bilgileri toplayan ve önemini anlayan kişi.

Herkes için uygun bir tarih ve saat seçin

Bir tarih ve saat belirlerken herkesin fikrini dikkate alın. Vadesinden bir gün önce çalışanlarla toplantı planlamaktan kaçının. Belki önemli bir randevuları vardır. toplantı veya erteleyemeyecekleri yakıcı işler vardır. Sonuç olarak, onları garip bir duruma sokabilirsiniz.

Tarih verirken seansın ne kadar süreceğini belirtiniz. Örneğin, şirketimizde tüm iş günü bu etkinlik için ayrılmıştır. Ve bu durumda, kendinize ve iş arkadaşlarınıza dinlenme fırsatı vererek zamanında mola vermek önemlidir.

Bir gündem belirleyin

Gündem önemli konuları, oturumun ana aşamalarını, tartışılması gereken konuları içerebilir. Buna çok sayıda nokta eklemeyin - ana konuyu belirtmek daha iyidir. Örneğin, yeni bir pazara giriyor olabilir.

Gereksiz soruları bir kenara iterek, ana göreve odaklanmayı sürdürebileceksiniz.

Stratejik oturumun sonunda, tüm gündemi yeniden gözden geçirdiğinizden ve varılan anlaşmaları pekiştirdiğinizden emin olun.

Katılımcılardan önceden hazırlanmalarını isteyin

Yöneticiler, bölümün mevcut göstergelerinden haberdar olmalıdır: astların iş yükü seviyesi, toplam görev hacmi vb.

Ayrıca nasıl ve ne zaman yapılacağına dair güncel bilgilere sahip olmalıdırlar. temel göstergeler - hem kısa hem de uzun vadede. Yöneticiler, bölümün bazı konularını ve sorunlarını tartışmak zorundaysa, bunların bir listesini de önceden hazırlamalıdır.

Bazı stratejik oturumlardan önce, yalnızca toplantı gündemini dağıtmak değil, aynı zamanda önemli görevlerde kaydedilen ilerleme hakkında ayrıntılı bir rapor hazırlamak da yararlı olabilir. E-tablolarda hedefleri ve bunlarla ilişkili KPI'ları özetleyebilirsiniz.

Bir toplantı düzenleyin

Toplantı sırasında sadece tüm konuların üzerinden geçmemeli, aynı zamanda insanlara dürüstçe konuşma ve fikirlerini açıklama fırsatı vermelisiniz. Katılımcıları bunu yapmaya teşvik edin, ancak diğerlerinin sözünü kesmemeye çalışın ve sözünü kesenlere geri dönün.

Oturumun yönetimini ve kontrolünü toplantı sahibine (moderatör) devretmek genellikle daha etkilidir. Bu, direktörün çalışanlarla aynı alana geçmesine ve olayı izlemekten yöneticilerle aktif etkileşime ve sorunları çözmeye geçmesine olanak tanır.

Toplantı sırasında not alın

Daha sonraki taktik planlamada faydalı olacağından, oturumda tartıştığınız ana noktaları, fikirleri, verileri, zaman çizelgelerini ve diğer tüm önemli bilgileri kaydetmeniz gerekir.

Her departman, belirli bir görevi tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyaç duyulduğu konusunda her zaman bir anlayışa sahiptir. Bu, oturum sırasında gösterge niteliğindeki ana hatları belirlemenize izin verir. şartlar.

Liderler genellikle ilerledikçe bilgi toplarlar, ancak oturumdan sonra genel bir rapor da hazırlanmalıdır.

Şirketimizde moderatör bundan sorumludur. Yani sadece toplantıyı organize edip denetlemekle kalmaz, aynı zamanda alınan kararlar hakkında bir rapor da oluşturur.

Geri bildirim isteyin

Bu sayede farklı bakış açılarını görebilir ve neyin ne olduğunu öğrenebilirsiniz. İş arkadaşları Özel dikkat. Ve ayrıca - birbirleriyle etkileşimlerini teşvik etmek için.

Katılımcılardan herhangi bir sorun hakkında yazmalarını isteyin. Daha da iyisi, yanıtlarını gerçek zamanlı olarak görmek için anket uygulamasını kullanın. Örneğin, bunlar, oturumun etkinliğine ilişkin genel duygu ve çeşitli organizasyon sorunları ile gelecekteki etkinlikler için dileklerle ilgili sorular olabilir.

Bu araç kimin için?

Ticaretin onsuz var olamayacağına inanıyorum. planlama. Çalışmanızın nişi ve biçimi ne olursa olsun, her zaman ele alınmaları gerekir.

Kendi stratejiniz olmadan, belirli bir departmanın sorunlarına yanlış öncelik verme veya gözden kaçırma riskiyle karşı karşıya kalırsınız ve bunların tümü tüm şirketin alt satırını etkiler. Sonuç olarak, er ya da geç, iç sorunlar şirket için daha büyük ve daha yıkıcı hale gelecektir.

Stratejik oturumlar, bunlarla başa çıkmaya ve bir iş akışı oluşturmaya yardımcı olacaktır. Bu nedenle bence 3-4 kişiden fazla olan tüm takımlar için faydalı olacaktır.

Ne de olsa, bireysel konulardan sorumlu ne kadar çok departmanınız varsa, liderlerin ayrılığı o kadar büyük olabilir. Ve stratejik oturumların yardımıyla şirket planlarını senkronize edebilir ve en iyisini sağlayabilirsiniz. anlayış onun içinde.