Kişisel Kanban: Bir Görev Panosuyla Profesyonel Hayatınızı Nasıl Basitleştirirsiniz?
Miscellanea / / April 03, 2023
Basit bir yöntem, birikmiş görevleri kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.
Ünlü yazar ve Georgetown Üniversitesi'nde bilgisayar bilimi profesörü olan Cal Newport, Yeni İş İletişimi İlkeleri kitabını yazdı. İçinde sürekli iletişim kültürüne nasıl ulaştığımızdan ve bunun üretkenliğimizi ve zihinsel sağlığımızı nasıl etkilediğinden bahsediyor. MIF yayınevinin izniyle beşinci bölümden bir alıntı yayınlıyoruz. Bir Kanban panosu kullanarak iş görevlerinin etkin bir şekilde nasıl çözüleceği ile ilgilidir.
Jim Benson, entelektüel alanda çalışmanın nasıl optimize edileceği konusunda çok düşündü. Danışmanlık firması Modus Cooperandi, beyaz yakalı çalışanların birlikte daha verimli çalışmasına yardımcı olacak benzersiz prosedürler geliştirmede uzmanlaşmıştır. Benson daha önce yazılım geliştirmede çalıştı ve çevik yönetim teknikleri konusunda bilgili. Çalışmalarında görev panolarını sıklıkla kullanmasının nedeni muhtemelen budur. […]
Ancak kişisel üretkenlik söz konusu olduğunda Jim Benson, 2011'de kendi yayınladığı ince bir kitapla ünlendi. Buna Kişisel Kanban denir ve cazip bir bakış açısı sunar: Çevik yönetim tekniklerini kullanabilirsiniz. çalışanlardan oluşan ekiplerin, bireysel profesyonelliklerindeki karmaşık sorumluluklar karmaşasıyla başa çıkmak için karmaşık projeleri uygulamalarına yardımcı olmak hayat.
Kitabın arkasındaki fikirler oldukça basit. Ve Benson, kitabın web sitesinde yayınladığı beş dakikalık bir videoda bunları kısaca anlattı. Yazar, bir şövale üzerine yerleştirilmiş büyük bir defterin yanında duruyor. Sayfanın ortasını çok renkli kendinden yapışkanlı kağıt parçalarıyla doldurur. Akrabalarımızın, arkadaşlarımızın, meslektaşlarımızın ve patronlarımızın olduğu kadar kendi beklentilerimizi de temsil ederler. Jim, "Bütün bu görevler, zihnimizde tek bir yığın halinde birbirine yapışıyor ve ne yapacağımızı her düşündüğümüzde, bu yığından bir parça koparıyoruz," diye açıklıyor Jim. Bunu yapmak için, daha sonra ne yapacağımıza karar vermek için bu görev yığınının içinden geçmeli ve bunları dikkatlice analiz etmeliyiz. Benson, "Görev hoş değil," diye özetliyor.
Kişisel Kanban bir çözüm sunar: bu bilgi kümesini kişisel bir görev panosuyla yapılandırın. Benson, üç sütun olması gerektiğini düşünüyor. İlki Fırsatlar olarak adlandırılır. İçine kendinden yapışkanlı kağıtlar kullanarak sorumluluklarınız hakkında bilgi girersiniz. Her broşür, yalnızca bir görev hakkında bilgi içerir. "Ve şimdi kabus gibi iş dizisi, hoş görünümlü düzenli bir yapıya dönüşüyor." İkinci sütun "Devam Ediyor" olarak adlandırılır. Orada, üzerinde çalışmaya başladığınız görevleri yansıtan sayfaları hareket ettirirsiniz. Bu sütunla ilgili kilit nokta (ve bu, bir bütün olarak Kanban sisteminin gizli bileşenidir), aynı anda kesin olarak tanımlanmış sayıda görev üzerinde çalışabilmenizdir. Bu sistemin dilinde bu, "devam eden işlerin sayısını sınırlamak"tır. Benson videosunda aynı anda en fazla üç görev üzerinde çalışmayı söylüyor. Açıkladığı gibi, bunun yerine aynı anda bir düzine farklı işi üstlenmeye karar verirseniz, o zaman her şey "tam bir karmaşa" içinde sona erecek. Her şeye aynı anda kapılmamanız gerektiğini ikna edici bir şekilde savunuyor: tüm dikkatinizi iki veya üç şeye verin ve ancak bir öncekini tamamladıktan sonra yeni bir göreve başlayın.
Ve böylece mantıklı bir şekilde "Bitti" sütununa yaklaştık. İş bittiğinde, broşür oraya taşınır. Teorik olarak, bu sütuna hiç ihtiyaç yoktur, ancak Benson, deneyimlenen psikolojik yükselişin "Devam Ediyor" sütunundan "Bitti" sütununa bir kağıt parçası taşıyan bir kişi, güçlü bir uyarıcı haline gelir. faktör. Benson'ın kitabının yayınlanmasından bu yana geçen yıllarda, sistem çok sayıda hayran kazandı. […]
Görev panosu, yalnızca farklı ekiplerin çalışmalarını koordine etmek için değil, aynı zamanda bireysel çalışanların çalışmalarını yapılandırmak için de inanılmaz derecede etkili bir araçtır […].
Bu fikri bir profesör olarak kullandığımı zaten söyledim. Georgetown'da bilgisayar bilimi bölümünde yüksek lisans öğrencisi olarak çalışmamı Trello tahtalarını kullanarak organize ettim. Elektronik tablom, "Devam Ediyor" ve "Bitti" sütunlarıyla Benson'ın standart şablonuna benziyordu. Kişisel Kanban sistemlerinin pek çok hayranı gibi ben de bu görevler için kendi sütunlarımı oluşturdum. yerine getirmek istediğim, ancak şu anda onlarla aktif olarak ilgilenmiyorum (daha sonra bunun hakkında konuşacağım Daha). Her Pazartesi tahtadaki bilgileri inceledim, kartları karıştırdım ve o hafta ne üzerinde çalışacağıma karar verdim. Sonraki günlerde, yüksek lisans görevleri için ayırdığım süre boyunca neler yapabileceğimi görmek için tahtayı sık sık kontrol ettim. Yeni talepler gelir gelmez - e-postalar, telefon görüşmeleri veya çoğu zaman olduğu gibi sorular iletildi öğrencilerimin ofisinin önünden geçtim - bilgileri hemen kartlara yazdım ve bu anlarda çalışmak için tahtaya astım Daha sonra.
Üniversite çalışmalarımda bir görev panosu olmasaydı, iletişim tarzına güvenirdim. hiperaktif kovan zihniDevam eden iletişime odaklanan ve gelişigüzel akışla beslenen bir iş akışı e-posta gibi dijital iletişim araçları aracılığıyla iletilen mesajlar ve haberciler.. Sonuç olarak, birçok insanla - her gün - yavaş yazışmalarda takılıp kalırdım. Hiperaktif kovan zihninin tipik bir kurbanı olurdum: dizüstü bilgisayardan bir süre bile ayrılmayan biri. bir toplantı ve aynı anda binlerce işi halletmeye çalışırken kampüste yürürken telefonunu asla bırakmadı. Diğer bir deyişle, bu sistem olmasaydı işim cehenneme dönerdi. Görev panosunun yardımıyla kaynak tüketimini önemli ölçüde azaltabildim. Yaklaşan çalışmalarla ilgili bilgiler tahtaya yerleştirilir, yapılandırılır ve bunun için ayrılan sürede görevleri metodik olarak tamamlarım. Bu nedenle, tahmin etmiş olabileceğiniz gibi, görev tahtalarını yalnızca ekibin çalışmasının organizasyonu, aynı zamanda bireysel çalışanların profesyonel yaşamlarını düzene sokmak, uğraşmak zihinsel emek.
Bu görevde size yardımcı olmak için, görev panolarından en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak bazı en iyi uygulama örneklerini burada bulabilirsiniz.
1. Birden çok pano kullanın
Kişisel Kanban'ın birçok savunucusu, mesleki görevlerini düzenlemek için yalnızca bir pano kullanır. Biraz farklı bir yaklaşım benimsemenizi tavsiye ederim. Profesyonel alanda gerçekleştirdiğiniz her rol için ayrı bir kurula sahip olun. Şu anda üç farklı rolde bir üniversite profesörüyüm: araştırmacı, öğretmen ve yüksek lisans öğrencisi. Bu rollerin her biri için ayrı bir kurul başlattım. Bu nedenle, öğretim faaliyetimi analiz ettiğimde, araştırma alanındaki ilgisiz görevlerden veya lisansüstü öğrencilerle çalışmaktan rahatsız olmuyorum. Sonuç olarak, farklı aktiviteler arasında geçiş yapmak zorunda kalmıyorum ve işle ilgili sorunları daha hızlı çözüyorum.
Ayrıca bazen büyük projeler için (örneğin, tamamlanması iki haftadan uzun süren projeler) ayrı bir kurul olmasını faydalı buluyorum. Örneğin, çok uzun zaman önce büyük bir bilimsel konferansa başkanlık ediyordum. Bu pozisyon çok sayıda görevin çözümünü içeriyordu. Bu nedenle, bilgileri profesyonel hayatımın diğer alanlarıyla örtüşmeyecek şekilde ayrı bir kurul oluşturmanın daha kolay olacağına karar verdim. Bu proje tamamlandıktan sonra tahtaya ihtiyacım kalmadı.
Tabii ki, görevin bunaltıcı hale gelmemesi için yalnızca sınırlı sayıda tahta ile çalışabilirsiniz. Bu nedenle, her profesyonel rol ve her büyük proje için ayrı bir kurula sahip olmanın doğru bir fikir olduğunu düşünüyorum. Bu durumda, çoğu insan, kolayca çalışılabilecek iki ila dört panoya sahip olacaktır. Aksine, on panonuz varsa, bunlar arasında geçiş yapmak için gereken kaynaklar, görev yapılandırmanın sağladığı faydalardan daha ağır basacaktır.
2. Bilgileri analiz etmek için düzenli bire bir oturumlar yapın
Bilgi ekipleri için görev panolarından bahsettiğimizde, içerdikleri bilgileri analiz etmenin en iyi yolunun düzenli toplantılar yapmak olduğunu savundum. Aynısı kişisel tahtanız için de geçerli. Bu araçtan en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, panodaki bilgileri analiz etmek ve güncellemek için her hafta zaman ayırın. Bu bireysel oturumlar sırasında, ayrıntıları gözden geçirin ve gerektiğinde işin durumunu güncelleyerek kartları hareket ettirin. İşlem uzun sürmeyecek. Bunu düzenli olarak yaparsanız 5-10 dakika yeterli olacaktır.
Bu tür seansları çok sık düzenlemeyin: Haftada bir kez yeterli olduğu sonucuna vardım. Ancak bu tür faaliyetleri göz ardı etmeyin. buna karar verirsen görev panosu iş sorumluluklarınız hakkında bilgi depolamak için yeterince iyi bir yöntem değilse, o zaman hiperaktif bir kolektif zihin ruhuyla hararetli bir yazışmaya geri döneceksiniz. Bireysel oturumla ilgili bilgileri takviminize koyun ve diğer tüm toplantılar ve toplantılar kadar ciddiye alın. Özel görev panoları, profesyonel yaşamınızı çok daha kolaylaştırabilir, ancak yalnızca onlarla çalışmak için zaman ayırmaya istekliyseniz.
3. "Pazarlık edilebilir" sütunu ekleyin
Enstitü başkanı olarak, çalışma konularını bazı meslektaşlarımla sık sık tartışmak zorunda kalıyorum: dekanla, lisansüstü program başkanı ve komisyonun bir parçası olan diğer iki profesörle birlikte başlık. Görev panomda, bu çalışanların her biri için bir sütun ekledim ve "Bir sonraki toplantıda görüşmek üzere" adını verdim. Bir soru ortaya çıkar çıkmaz, birinin fikrini almam gerektiğinde iş arkadaşları, Ona hızlı bir e-posta gönderme dürtümü bastırıyorum. Bunun yerine görevle ilgili bilgileri "Bir sonraki toplantıda tartışın" sütununa giriyorum.
Doktora Programı başkanı ile haftalık olarak belirli bir zamanda görüşüyorum. Toplantımız sırasında, geçen hafta bu sütunda yer alan tüm konuları tartışıyoruz. Dekan ve komite üyelerine gelince, Tartışma sütununda yeterince soru olana kadar beklerim ve ardından her şeyi bir kerede tartışmak için bir toplantı ayarlarım. Bu yaklaşım size çok basit gelebilir, ancak benim çalışmalarım üzerinde çok olumlu bir etkisi oldu.
Örneğin, bir hafta içinde Dean ile Tartışma sütununda beş bilgi kartı olduğunu hayal edin. 20-30 dakika sürecek görüşmede kendisi ile bu konuların her biri için bir strateji geliştireceğiz. Ona her seferinde bir mektup yazsam, hafta boyunca aynı anda beş diyalog yürütmek zorunda kalırdım. Sonuç olarak, e-postamı on kez kontrol eder ve dikkatimin işten dağılmasına sinirlenirdim.
Sonsuz mesajlaşmayı en aza indirmek ve bireysel görev panolarından en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, bu muhtemelen size verebileceğim en değerli tavsiyedir. Düzenli toplantılar, yoğun yazışmaların %90'ının yerini alabilir. Sadece tam olarak hangi konuların tartışılması gerektiğini takip etmeniz gerekiyor. Görev panosunun yardımıyla bunu yapmak kolaydır.
4. "Yanıt bekleniyor" sütunu ekleyin
Fikri bir çalışma üzerinde işbirliği yapıyorsanız, bazen başka bir kişinin bir soruyu veya eksik bilgiyi yanıtlamasını beklerken bir görev üzerindeki çalışmayı duraklatmanız gerekir. Kişisel bir görev panosu oluşturduysanız, bu yapışkan sorular, Yanıt Bekleniyor sütunu kullanılarak kolayca izlenebilir. Oraya bir görevi taşıdığınızda, kimden cevap beklediğinizi ve gerekli bilgileri aldığınızda ne yapacağınızı tam olarak kart üzerinde işaretleyin. Bu, durumu etkileme gücüne sahip olana kadar rotanızda kalmanıza ve gerekli bilgiler geldiğinde etkili bir şekilde çalışmaya devam etmenize olanak tanır. Daha da önemlisi, çözülmemiş sorunları güvenli bir yere koyar ve altta yatan sorunlardan kurtulursunuz. endişeki bir şey yapılmadı.
"İş İletişiminin Yeni İlkeleri" kitabı, iş vakalarına ve psikoloji ve nörobilim alanındaki en son araştırmalara dayanmaktadır. Ondan sistematik düşünmeyi, bir organizasyonda, bir takımda ve bireysel çalışanlar için iş akışını yeniden inşa etmek için ne yapılması gerektiğini ve diğer ilginç şeyleri öğreneceksiniz.
Bir kitap satın alAyrıca oku📌
- Gerçekten değerli çalışanları sıradan çalışanlardan ayıran 5 tutum
- En iyi 8 iş arama uygulaması
- Scrum ustası kimdir ve nasıl olunur?
Haftanın en iyi fırsatları: AliExpress, Zarina, Button Blue ve diğer mağazalardan indirimler