Sigara bariz, ama yol çalışma posta ile çalışma süresini azaltmak için
Verimlilik / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), kendinize posta için mükemmel bir formül led deneme yanılma yoluyla, teknik destek MailChimp yapan. Önce sayıda klasör nasozdavali ve sonra her biri silindi, ancak bu yaklaşımların hiçbiri işe yaramadı. Ve sonra oldukça farklı bir sisteme geldi.
harflere yanıtlar eserinde neredeyse merkezi bir yer işgal olmasına rağmen, o kadar altı saat günde, e-mail ile çeşitli faaliyetlerde harcanan zamanı azaltmak başardı. O posta kutusu e-postalardan kırılma yaşandığında bile basit birkaç adım dramatik durumu değiştirebilir tespit etmiştir.
değerinde zaman kaybınız ne değildir
gelen mesajlar için: John söylediği gibi o ilk klasörlerin her türlü harfleri sınıflandırmak ve yaratmaya çalıştı Şef, herhangi bir işlem yapma gerekliydi ve bu yüzden kendisi için çeşitli projeler, mesajlar, hakkında bilgi için üzerinde. O zaman kazanmak için ona yardım gerektiğine inanıyordu. işin kendisinde - Ama aslında, o daha az bir sınıflandırma sistemi ve hatırlamaya çalışarak daha fazla zaman harcamak başladı.
John SmithMesela ben üzerinde çalıştığı projenin kafasına bir mesaj aldı ve bu ileti de belirli işlemleri beni gereklidir. hangi klasöre yılında yerleştirilmelidir? Ve nerede sonradan mektup için bakmak hatırlayacağım ihtimali yoktu?
John tüm klasörler kurtulmak karar verdi ve posta bunun tam kaos hüküm sürer Yani. sistemin olmayışı çok daha iyi bir sistem karışıktı. Sonra John tekrar posta ile çalışma konusundaki yaklaşımını gözden geçirmeye karar vermiştir. O mektuplar konuda değil sıralamak karar verdi ve aldıkları talep eylem türüne. Ve burada yapmak nasıl.
Basit tutun
Basitçe klasörün "Gelen Kutusu" cevabını gerektiğini sadece bu mesajları yerleştirmek. onlarla hemen başa çıkamaz eğer bunlardan en önemlisi, okunmadı olarak işaretlendi.
En yanan vakalar mümkün olduğunca çabuk yapılmalıdır, çünkü sizin için mantığa aykırı gibi görünebilir. Öyle, ve bazen gerçekten böyle haberlere hemen yanıt verdiklerini ihtiyacı var. Ama okunmamış önemli mesajlar işaretleme, bir yumru onları kaybetmezsiniz. Ayrıca, harfleri taşımak gerekmez çünkü: onlar "Gelen Kutusu" klasöründe kalır ve onlara ulaşmak için sende kadar kendilerine dikkat çekecektir.
John SmithBir defada birden fazla 60-70 mesajlar birikme yapmaz posta kutumda bunu deneyin. Bu tam olarak güvenle bir oturuşta işleyebilir harfler, sayısıdır.
Kendiniz için posta ile kalıcı plan oluşturun
Her sabah John ayırdığı saat kutunuzu temizlemeye çalışıyoruz. Daha önce bahsedildiği gibi, genellikle "okunmamış." acil mesajlar bırakılır John hızla maksimum sayıda haber ve şirket içi mesajları ve cevaplar tarar acil olmayan Mesajlar hangi bir saat içinde işleyebilir.
saat için ayrılan zaman E-posta ile başladısona geliyor, John Smith posta kutusu kapatmaz, ancak çok daha az önem veriyor. En kısa sürede yeni bir ileti geldiğinde, o hızla onlara belirli bir öncelik vermek, içerik ve gönderen adları tarar. Bir ileti diğer işlerinden uzun süre durmadan yanıtlanabilir ederseniz, John yapar. Ama yine yazı girme başlar.
Günün sonuna doğru, John posta ile münhasıran işi onlara adamak çalışırken başka bir 30 dakika ayırır. O herhangi bir işlem için ona ihtiyaç harfler, devreye girer Şu anda: onay vermesi için, ayrıntılı bir yanıt yazmak ya da herhangi bir karar almak. O okunmamış işaretlenmiş mesajlara özen zaman.
John SmithE-posta ile çalışmak için çok fazla zaman harcayabilirsiniz, ama bu geçici kısıtlamalar beni daha iyi konsantre ve daha üretken olmak için yardımcı oluyor.
karşılık türüne göre sınıflandırılması e-posta
Bazı mesajlar için John hala ayrı bir klasör oluşturun. Bazı harfler o iki yönde bütün dağıtır, okunmadı olarak işaretleme gelmez. (Şart değil acil) bir meslektaşım herhangi bir işlem ya da tepki gerektiren Mesajlar John klasör "Make" koydu. Daha sonra haftada ertesi gün dizildi ya edilebilir e-postalar, için tasarlanmıştır.
bir klasöre bile daha az acil harfler John hamle "Oku." Buna ek olarak, otomatik olarak bu klasörde bülten koymak özel bir filtre kullanır. Filtreyi yüklemek için, sadece birkaç dakika harcamak gerekir, ancak bu basit bir eylem daha sonra harcanacak zaman ve çaba kurtaracak.
Bu yöntemi kullanırsanız, okunmamış mesajlar, "Make" ve "oku" ile iletilere "gelen kutusu" yanıt aciliyeti bakımından farklılık üç aktif klasörü alacak.
Arşiv mesajlar
Her şey için, John Smith mesaj arşivleme özelliğini kullanır. Bu onu gereksiz görevleri posta kutusunu ve kafasını temizlemeye yardımcı olur.
John SmithEn kısa sürede ben mesajı okumak ve uygun eylemi olarak, bir şirket ya da ben arşivleri imzalı bir haber gönderme, ol.
mesajı John gelecek için kaydetmek istiyorum önemli bilgiler içeriyorsa daha hızlı bulabilmesi, bu işaretleri bir yıldız, mesajı arşivlenmiş.
mesajı silmeye karar özellikle dikkatli olun
John nadiren silme mesajlarına işlevini kullanın. Onun gerçek pratikten çekti bir ders. John o zaman bilgilerini içeren bir meslektaşım mesaj silindikten sonra o önemli düşünmüyordu. çalışan şirketten ayrıldı Zaten sonra, John bunu mektuptan bilgi gerekli. Sonra o ciltli olduğunu fark etti.
John SmithGelecekte bana da yararlı değildir, sadece bu mektupları kaldırmak başladı Bundan sonra. Bana mühürler ile hoş SIFCO gönderdi ama bu mesajlar ve girmek Darılma sevgili meslektaşlarım, "alışveriş sepeti".
Bu sistemde varmak için, John Smith onun için etkili yeterince kanıtlamıştır birçok farklı yaklaşımlar çalıştı. O, diğer insanlar tarafından kullanılan yöntemleri test, fakat yakında başka bir şey denemek için gerekli olduğunu fark etti. John sizin belirli bir iş açısından iyi oturuyor yalnızca herhangi bir sistem çalışır sonucuna vardı.
Bu yöntemi deneyin veya farklı bir şey ararlar. E-posta ile çalışmaya geçirmek için bir yol bulmak mümkün olabilir daha az bir zamandır.