Yöntem Gelen Kutusu Sıfır - okunmamış e-postaların binlerce baş etmenin en iyi yolu
Verimlilik / / December 23, 2019
Sürekli "Gelen Kutusu" klasöründe asılı okunmamış e-postaların Bir kazık, herkes panik neden olur. Eğer iş ortakları ve iş arkadaşları çok varsa kiminle etkileşim yazışmalar üzerine, sadece temiz ve düzenli posta kutusunu tutmak gerekir.
CEO JotForm Aytekin Tankı teklifler Gelen Kutusu Sıfır başlıklı e-posta organize ilginç bir şekilde. Adından da anlaşılacağı gibi, yöntem sadece klasör "Gelen Kutusu" boş tutmaktır.
Genellikle, Tank yeni bir şey icat etmedi. Gelen Kutusu Sıfır uzun zaman önce yazar ve blogcu Merlin Mann kurmuş ve kanıtlanmış ve tanınmış bir yöntemdir. Yaklaşık belgelerle çalışma tekniği "daha kitabında David Allen tarifNasıl işler sırayla». Tank, yalnızca Gmail web arayüzüne uyarlanmış.
Ben göndermek ve her gün yüzlerce mail alırlar. Ama günün sonunda benim posta kutusu hep boştur. Benim yazışmayı işlemek verecek bir sekreter yok. Ben Gelen kutusu Zero denir ilkesine bağlı kalırlar. Bu büyük bir olay değil.
Aytekin Tankı, girişimci, kurucu ve CEO JotForm
Tank yöntemi Gelen Kutusu Zero avantajlarını listelenmiştir:
- Klasör "Gelen Kutusu" olup olmadığını, önemli bir mesaj kaçırmayacaksınız boş.
- Yakında mektuplarında cevap mümkün olacak nedeniyle alıcıların, uzun süre beklemek yapmayacağız.
- kutunuzdaki okunmamış e-postaların yüzlerce veya binlerce birikir olmaz.
- Gerçekten önemli işlere daha fazla zaman kazanacaksınız ve saat e-posta ile karıştırmasını harcamak olmaz.
Aytekin TankıBen herhangi silmeden tüm e-postalarınızı beslemek birçok insan tanıyorum. kendi posta kutusuna sonucunda bir heyecan besleme gibi bakmak başlar. Bu durum rahat değildir. Sürekli harflerle kaybolacağım.
Gmail kullanıyorsanız varsayalım - bu yöntem herhangi bir sağlayıcıdan (Hotmail, «Yandex» Yahoo) veya e-posta istemcisi (Outlook, Thunderbird veya Sylpheed) uyarlanabilir rağmen. okunmamış mesajların bir bakışta mevduat alın ve devam edin.
1. Gelen kutunuzu temizleyin
Böylece, Gelen Kutusu Zero'nun yöntemini benimseyerek, sen kararlı hareket etmeye ihtiyacımız var., "Gelen Kutusu" Aç tüm birikmiş orada e-postaları seçin ve hepsini birden arşiv. Bazıları için bu mevcut delilik gibi görünür, ama Tank sadece bunu yapmak için tavsiye eder.
Aytekin TankıBoş bir posta kutusuyla başlamak gerekir. "Gelen Kutusu" içinde onlarca harf binlerce birikmiş Bu kılavuz size yardımcı olmuyor. Her şey kadar Geri Yani ve sıfırdan başlamak.
2. kronolojik sıraya göre harfler davranın
bu yararlı alışkanlığı geliştirmek için, belli bir disiplin gerekir. E-postalarınızı işlemek, en eski mesaj ile başlayıp açık havaya çıkarınız. Böylece kronolojik düzen kazandıracak ve karışık alamadım.
yazma Süreç Gmail'de size iki işlevi yardımcı olacaktır:
"Otomatik avans" etkinleştirin. Bunu yapmak için, "Ayarlar» → «General", 'Otomatik önceden' için kaydırma gidip ve etkinleştirin. Şimdi, cevap veya yedekleme Gmail mesajları, gelen iletiler ve görüntüler aşağıdaki mesaj listesine sizi döndürmez. Böylece alındıkları sırada birer mektup birini ne dikkat dağıtıcı olursa olsun işlemek mümkün olacaktır.
Sonra açık değil eğer düğmesi "Gönder & Archive" açın. "Ayarlar» → «Genel» ve seçeneği bulmak 'Aç yanıtında' Gönder ve Arşivle 'göster.' Böylece zamandan tasarruf edecek. Zaten mektuba yanıt varsa Sonuçta, "Gelen Kutusu" içinde tutmak için hiçbir anlamda o, orada değil mi? Gönder düğmesini ve e-posta otomatik olarak arşive taşınır tıklayın.
Ve bir başka önemli şey:
Aytekin Tankısohbet gibi e-posta kullanmayın. Sürekli atıf harflerinden çok uzun zincirli Cevap üretmek için daha kötü bir şey yoktur. Telefonla konuşma, kullanım anlık mesajlaşma, sohbet Slack veya temas gerekiyorsa. E-posta bunun için uygun değildir.
3. Yanıtlanan - Arşivler
Ana kural Gelen Kutusu Zero yöntemidir: Klasör "gelen kutusu" - Bu postayı saklamak istediğiniz bir yer değil. posta kutusunda Epostalar hemen işleme için vardır. hepsini tek tek okuyun ve herhangi cevaplamak ve mesaj yanıtlaması gereken veya cevap mesajı gerekmiyorsa basitçe arşivlemek eğer arşiv.
hemen her e-postaya yanıt yapamıyorsanız, iki seçenek vardır:
- Uygulamaya ajandasında kaydedin. Bu Evernote, OneNote, ya da herhangi bir görev yöneticisi olabilir. Program doğru zamanda cevap yazmak için hatırlatmak olacağı tarih belirleyin.
- Eğer sadece cevabı yazabilir, ama hedef bir süre sonra bunu elde etmek ise, kullanma ertelenmiş teslim Gmail'de. Aynı Outlook, Thunderbird ve diğer istemciler edebiliyor.
4. Sadece yap
Büyük ve kudretli David Allen normlarına tümü. E-posta birkaç dakika sürer eylemi, gerektiriyorsa, sadece hemen yapın. to-do listeye mektup kopyalamayın. "Gelen Kutusu" klasöründe bırakmayın.
Aytekin TankıÖdeme yapmanız gerekiyorsa, sadece doğru şimdi yap. hemen göndermek bir meslektaşı geri bildirim göndermeniz gerekir. vaka birkaç dakika sürer, bu ertelemeye hiçbir mantıklı.
5. Klavye kısayollarını kullanın
kısayollar önemli ölçüde e-posta işleme süresini azaltmak. Onlara, sen ileri geri fare imlecini götürmek zorunda olmayacaktır. Tank hatırlamak ve üç kısayol kullanmayı tavsiye eder:
- E tuşu mesaj hızla arşivlemek için izin verir. Okuma basın E arşivlenmiş. Çok basit.
- R tuşu hızlı bir cevap yazmak için kullanılır. Bir mesaja cevap istiyorsanız, tıklayın yanıtı girin, biz Enter tuşuna basın.
- F tuşu ileriye diğer alıcılara e-postalar aldı.
Aytekin TankıBen başka kısayol tuşlarını gerek yoktur. Gmail'de, sadece üç kısayollarını kullanın. Her şey için, fare var. onlar önemli bir zaman tasarrufu böylece Ama listelenen kısayol tuşları, hızlı e-mail ile en yaygın üç eylemleri gerçekleştirmek için izin verir.
6. Filtre oluşturun
E-posta filtreleri - sizin için bir sürü iş yapar inanılmaz kullanışlı bir araç. Bir zamanlar bunları yeterli olduğunu ve onlar size çok zaman kazandıracak.
Gelen Kutusu'na Eğer düzenli önemsiz mektup (İnternet hizmetlerinin bildirimi, otomatik bulmak Ve benzeri), ardından ya onlardan abonelikten veya bu tür mektuplar için filtreleri ayarlayın posta arşivlenmiş otomatik.
7. Gelen kutusu boş - Yakın posta
Eğer iş konsantre çalışırken, sürekli e-mail dalıp edilemez. Klasör "Gelen Kutusu" boş, yakın Gmail sekmesi veya e-posta istemcisi ve sonraki birkaç saat içinde posta unutun kurallara sopa, Yani. Sadece çalıştırılmamaları.
gelen e-posta mesajları için tüm bildirimleri kapatın. Onlar çok dikkat dağıtıcı vardır.
Aytekin TankıOrada birikmiş iletileri işlemek için birkaç saat içinde postayı yeniden açın ve sonra işe geri gidebilir. Gelen Kutusu Zero yöntemin amacı - kuvvet kendiniz gelen e-postaların dikkatini çekmeyi de değil. Bunu sensiz posta kutunuzu yönetmek zorunda.
Eğer tekniği Gelen Kutusu Sıfır denenmiş ve Elindeki veya daha iyi bir yöntem önermek istiyorum söyleyecektir isteyen varsa - yazma yorumlarda.
ayrıca bkz
- 9 geçici e-posta hizmetleri →
- tüm gereksiz Gmail hesabınıza nasıl temizlenir? →
- size zaman kazandıracak Gmail için 7 uzantıları, →