İş yazışmalarının tarzı, muhatap üzerinde doğru izlenimi bırakmaya nasıl yardımcı olur?
Miscellanea / / May 04, 2023
Düşünün: harika bir fikir buldunuz, bunu patronlarınız veya müşterilerinizle paylaşmaya karar verdiniz, haberciye bir mektup veya mesaj gönderdiniz. Ve diğer tarafta okurlar ve düşünürler: "Bunu ne aptal yazdı!" Veya: "Ne sıkıcı!" Ve teklifinizi dikkate almamaya karar verirler.
Ve sen sıkıcı değilsin. Ve fikir iyiydi. Sadece stili kaçırdın ve kendin hakkında yanlış bir izlenim yarattın.
yazı stilleri nelerdir
Yazışma tarzı, konuşmadan resmiye doğru bir ölçekte ölçülebilir.
Üzerinde hareket ederek, farklı görüntüler üzerinde deneyerek belirli nitelikleri vurguluyoruz. Solda ne kadar çok açıklığa, samimiyete, dinamizme o kadar çok vurgu yapılır. Sağda ne kadar çok olursa, konumumuz, konumumuz, statümüzle ilgili nitelikler o kadar belirgindir: muhafazakarlık, sağlamlık, rasyonellik.
Farklı durumlar farklı stiller gerektirir. İşte seçenekler.
"Ahbap" | Sadece sokaktan bir adam. Belki neşeli ve tatlı biri ama muhatap onu önemli bir konuda güvenilebilecek bir profesyonel olarak görmüyor. | Çalışma niteliklerimizin önemli olmadığı dostça yazışmalarda uygun olacaktır: asıl mesele, kişinin iyi olmasıdır. |
"İş arkadaşı" | Hâlâ bir insan ama zaten belli bir ağırlığı ve yetkisi var. | Teklifinizi proje ekibinizdeki adamlara anlatmaya uygun. Kendilerinin olduğunuzu anlayacaklar ama aynı zamanda dinlemeye değer bir profesyonelsiniz. |
"Çalışan" | Öncelikle bir otorite sahibi, ancak yine de "insan yüzlü". | "Yukarı" bir teklif göndermek için kullanışlıdır. Onun sayesinde lider ciddiyetinizi, titizliğinizi, deneyiminizi görecek. |
"Yönetici" | İnsan olan her şeyin zaten yabancı olduğu etkili bir görevli. | "Örneklere", bir kamu dairesine veya resmi bir kurum kültürüne sahip büyük bir müşteriye bir teklifle başvurmak kullanışlı olabilir. |
Tarzı özlerseniz, her şeyi mahvetmek kolaydır. Örneğin, yetkililere hitap ettiğimiz gibi meslektaşlarımıza da yazarsak (“Harcanan zamanı azaltmak için bir teklif gönderiyorum. üretim hedeflerimizi gerçekleştirmek"), o zaman büyük olasılıkla üstünlüğümüzü göstermek istediğimize karar verecekler, hava atacaklar. Ve sorun çözülmeyecek.
Ve patrona “Arkadaş” tarzında dönersek (“İşimizi nasıl daha hızlı yapacağımıza dair bir konu var”), o zaman pekala bir şey sunabilecek durumda olmayan anlamsız bir kişinin kendisine yazdığını düşünebilir. iyi.
Yazışma tarzı iletişim kanalına nasıl bağlıdır?
Teklifimizi hem e-posta hem de mesaj yoluyla iletebiliriz. haberci. Ancak, son kanalın daha "insan", gayri resmi olduğunu hatırlamak önemlidir. Ve bir e-postada sizi bir iş adamı gibi gösteren tarz, bir habercide kendini beğenmiş, doğal olmayan görünebilir. Bu nedenle mailden bu iletişim kanalına geçilirken ölçek üzerinde yarım adım ayar yapmakta fayda var.
Dil iletişim tarzını nasıl etkiler?
Bir mektupta veya mesajda istenen stil nasıl korunur? Her şeyden önce, hangi kelimeleri ve cümleleri seçtiğimize dikkat etmeye değer.
"Ahbap" | "İş arkadaşı" | "Çalışan" | "Yönetici" |
Konuşma ifadeleri, argo: “Bir konu var”, “Harika”, “Söveleri düzelt” vb. | Aktif cirolar: "Teklif edildi." | Pasif dönüşler: "Önerildi." | "Bürokratik" kelimeler: "Sağlanır", "Yapılır", "Verilir", "Varlık". |
Gayri resmi itirazlar: "Kızlar", "Erkekler", "Masha, Şarkı Söyle". | Şahıs zamirleri: "Sunuyoruz." | Şahıs zamirlerinin eksikliği: “Biz teklif ediyoruz” değil, “Şirket teklif ediyor”. | Resmi tanıtım ifadeleri: "Biz bilgilendiririz", "Sizi bilgilendiririz". |
"Adamlarımız harika arkadaşlar" yazalım - "Arkadaş" olacağız. "Bizim için çalışan mükemmel uzmanlarımız var" diyoruz - bir "Meslektaş" olacağız. "Şirkette profesyonel uzmanlar çalışıyor" yazarsanız "Çalışan" alırsınız. Pekala, "Ekip üyeleri profesyonelliğin varlığıyla ayırt edilirse" - "Resmi" olarak hareket edeceğiz.
İletişim tarzı emoji kullanımına izin verdiğinde ve vermediğinde
Modern yazışmalarda, düşünceleri yalnızca kelimelerin yardımıyla formüle etmiyoruz. Komik veya üzgün yüzler, kalpler ve hatta kaka sırasında - Emoji. Ayrıca yazarın tarzını ve izlenimini de etkilerler.
Duyguları kullanarak muhataba bir nevi "Açıkız, moderniz!" Bu nedenle emoji, canlı ve dinamik “Arkadaş” ve “Meslektaş”a yakışır. İkinci stili kullanırken, "klasik" seçenekleri kullanmak daha iyidir: bir gülen yüz, bir kalp, başparmağı kaldırılmış bir el. "Buddy" ayrıca şeytanlar ve kaka gibi yaratıcı emojileri karşılayabilir.
Pekala, ciddi "Çalışan" ve "İş Arkadaşı" emojiden rahatsız olacak: Mesaj yüzlerle doluysa ne tür bir sağlamlık ve dengeden bahsedebiliriz.
"Ahbap" | "İş arkadaşı" | "Çalışan" | "Yönetici" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Emoji kullanarak iki örnek ele alalım.
1. Meslektaşlarımızı güzel haberlerle sevindirmek istiyoruz:
"Harika haber! 🔥 "Zamanında Çalışmak" yarışmasında bölümümüz birinci oldu. 👍Ödül, büyük bir çikolata çalar saat. İK'ya gelin. Herkes bir parça alır! 😊»
Açık, canlı, demokratik görünmemiz gerekiyor ve bu nedenle stili kullanıyoruz "İş arkadaşı». Ve emojiler buraya mükemmel şekilde uyuyor.
2. Ciddi bir teklifle yönetime dönüyoruz:
“İyi günler, Ivan Yuryevich! 😊 Şirketinizin üretim kapasitesini artırmak için ekipmanlarımızı kullanma olasılığını tartışmayı teklif ediyoruz. 🔥»
Ve burada resimler yerinde değil. Ciddi, profesyonel görünmemiz bizim için önemli, "Çalışan" tarzı gerekiyor - ve emojiler buna uymuyor.
Olumsuzlukla ilgili durumlarda özellikle dikkatli olmalısınız. Üzüldüğümüzü belirtmek için sık sık emoji kullanırız. Ancak etki tersine çevrilebilir.
Diyelim ki şunu yazdınız: “İyi günler Margarita! Az önce fabrikanın siparişinizi zamanında gönderemediğini öğrendik. 🤷♀️ Çok üzgünüz! 😢»
Margarita üzüntümüze inanacak mı? Bu bir gerçek değil. Birçoğu için emoji hala anlamsız bir şey, "oyuncak". Ve Margarita şöyle düşünebilir: “İşte aldatıcılar! Üzgün olduklarını yazıyorlar ama yüzleri kendileri çiziyorlar. Pişmanlıkları yok!"
Cümle yapısı stili nasıl etkiler?
Seçilen stile "uydurmak" için, metnimizde cümlelerin nasıl kurulduğuna da dikkat etmelisiniz.
İnşaatta her zaman bir "kahraman" vardır - hakkında veya neden bahsettiğimiz kişi. Genellikle bir şeyler yapar: inşa eder, düşünür, yazar, okur... Ve bunu okuyucuya farklı şekillerde anlatabiliriz.
Agnia Barto'nun şiirinden bir mısra örneğini kullanarak nasıl çalıştığını düşünelim.
İş yazışmaları için en uygun tasarım: "Boğa yürüyor, sallanıyor". İçinde “kahraman” konunun içindedir (altını çizdik) ve eylemleri belirtilir. fiiller (kalın harflerle vurgulanmıştır).
Bu tasarım "Arkadaş", "İş Arkadaşı" ve "Çalışan" için uygundur. Örneğin: "Yöneticiler bir toplantı odasında bir projeyi tartışıyorlar" veya "Muhasebe maaşları hesapladı."
Ağırlığımızı ve sağlamlığımızı vurgulamamız gerekirse farklı bir tasarımla 1-2 cümle ekleyebiliriz: "Dümen yürüme ve sallanma gerçekleştirir."
Burada "kahraman" hala öznedir, ancak eylemi artık bir isim ile gösterilmektedir. “Yürümek”, “yürümek” oldu, “sallanmak”, “sallanmak” oldu. Bu tür tekliflere örnekler: “Yöneticiler toplantı odasında projeyi tartışıyorlar”, “Muhasebe hesapladı” maaşlar».
Lütfen dikkat: Bu durumda, ek "ağırlık" ve sağlamlık için net bir şekilde ödeme yaparız. Bu tür cümlelerle mektubumuzun okunması zorlaşıyor, bu yüzden onları kötüye kullanmamak daha iyi.
Ancak, bu sınır değildir. Daha resmi bir yapı var: "Yürüme ve sallanma bir boğa tarafından gerçekleştirilir." İçinde eylem bir fiil ile değil, bir isim ile belirtilir ve "kahraman" bir konu değildir. Bu yapıya sahip cümlelere örnekler: “Proje toplantı odasında yöneticiler tarafından görüşülür” ve “Muhasebe departmanı tarafından bordro yapıldı.”
Bu tür cümleleri okumak çok zordur. Okuyucu ile bürokratların dili olan katip ile ilişkilendirilirler. Bu nedenle, yalnızca mektubu son derece resmi hale getirmemiz gerektiğinde kullanılmalıdırlar. Örneğin, zorlu bir iddiada, bir talep - muhatabın hissetmesi için: işte bu, şakalar bitti, sonra mahkeme ve hapishane.
Şu ya da bu stili seçerek, muhataba ek bir mesaj yayınlıyoruz. Bu nedenle, bu aracı bilinçli kullanmak daha iyidir, o zaman etkili bir etkileme aracı haline gelecektir.
Ayrıca oku🧐
- İş yazışmalarında beni sinirlendiren 13 şey
- E-posta iletişimi nasıl güvenli hale getirilir: 6 ipucu
- Uzaktan çalışan görgü kuralları: çevrimiçi bir toplantıya nasıl hazırlanılır