Evden verimli çalışmanıza yardımcı olacak 10 ipucu
Eserleri / / January 07, 2021
1. Tüm çalışanlar için tek bir çalışma alanı oluşturun
Bunu astlara devretmeyin, aksi takdirde çalışanlar birbirlerinin işlerini görmediklerinde ve kimin neden sorumlu olduğunu anlamadıklarında kurulan süreçler kaosa dönüşecektir. Sonuç olarak, temel görevler engellenir, işçiler katılımlarını kaybeder ve işgücü verimliliği sıfıra eğilimlidir.
İşte yararlı bulabileceğiniz minimal bir araç seti:
- Görev Yöneticisi. Onunla görevleri ayarlamak, departmanların ve her çalışanın iş yükünü izlemek uygundur.
- Genel takvim. Tatil ve tatil günleri planlamanıza ve ayrıca müşterilerle veya iş arkadaşlarınızla telefon görüşmeleri gibi önemli etkinlikleri planlamanıza yardımcı olur, böylece toplantı katılımcılarına bunları kişisel olarak hatırlatmanız gerekmez.
- Acil sorunları çözmek için bir elçi. Tüm şirket için genel bir sohbet ve bireysel ekipler ve projeler için daha küçük sohbet odaları oluşturabilirsiniz.
- Bulut veri ambarları ve belge çözümleri. Çağrılar sırasında işbirliği için yararlı olacaklardır ve bir bağlantıyı paylaşmak, belgeleri ve ağır dosyaları postayla veya bir mesajlaşma programıyla göndermekten daha kolaydır.
Bu hizmet, tüm ekibiniz için tek bir bilgi alanı düzenlemenize yardımcı olacaktır. Bitrix24, gruplar oluşturabileceğiniz, gönderi yazabileceğiniz ve şirket haberleri gönderebileceğiniz bir tür kurumsal sosyal ağdır. Bir şirket sayfası oluşturun, tüm çalışanları oraya davet edin ve sadece evden ofiste olduğu gibi çalışın. Görevleri belirleyin ve ilerlemelerini takip edin, şirket için genel bir sohbet açın, planlama toplantıları ve video konferanslar düzenleyin, takvimde toplantı planlayın. Önemli belgeleri depolamak için bir ortak sürücü vardır ve CRM, müşteri etkileşimlerini kontrol etmenize yardımcı olur.
Ücretsiz olarak deneyin
2. Evden çalışanlarla iletişim halinde olun
Uzaktan çalışma, disiplini unutmak ve serbest bir programa geçmek için bir neden değildir, iş faaliyetlerine zaman "Ben yaparım ama sonra yapacağım" ilkesine göre ayrıldığında. Genel kurulda, çalışanlara yeni çalışma formatını anlatın ve çalışma gününün sınırlarını belirleyin: örneğin, 9'dan 18'e kadar, herkes iletişim halinde olmalı ve en az bir çift izin süresi konusunda uyarmalısınız günler.
Hepiniz uzaktan çalışmanıza rağmen, hala bir takımsınız. Şirket haberlerini paylaşın, düzenli olarak (haftada en az bir kez) tamamlanan görevleri ve yeni planları anlatın, departmanların başarısını herkese açık bir şekilde kutlayın. Son olarak, çalışanlarınıza mutlu yıllar dilemeyi unutmayın. Bu, ekip ruhunun korunmasına yardımcı olacak ve astlar unutulmuş ve kaderlerine terk edilmiş hissetmeyecekler.
3. Sohbet kurallarını girin
Sohbetler kullanışlı bir araçtır ancak dezavantajları da vardır. Sürekli mesaj akışı, ofisteki komşuların konuşmaları kadar dikkat dağıtıcıdır, bu nedenle mantıklıdır iletişimi ayırt etmek ve acil sorular ve her türden konuşma için ayrı sohbetler başlatmak, alakalı. Ve bu sohbet açık bir vicdanla maskelenebilir ve iş günü bittikten sonra tekrar okunabilir.
Tüm ekip üyelerinin fikirlerini almanız gerektiğinde karmaşık sorunları çözmek için sohbetleri kullanmayın. Çıkışta çok fazla mesaj alacaksınız ancak herkese uyan tek bir çözüme ulaşamayacaksınız. Bir görüşme üzerinde anlaşmak ve sohbette ne yaptığınızı kaydetmek daha iyidir.
Ve gereksiz gürültü yaratmamaya çalışın: bir mesajı “Merhaba.” Tarzında bir düzineye bölmeyin. İşte burada. Görev yeni. " Başkalarının zamanına saygı gösterin ve muhatabı sürekli olarak bildirimlerle dikkatini dağıtmaya zorlamayın.
4. Ekiple düzenli görüntülü görüşmeler yapın
Birincisi, parmağınızı nabzın üzerinde tutmanıza ve bir çalışanın görevler nedeniyle boğulması ve diğerinin boşta kalması durumunda iş yükünün yeniden dağıtılmasına yardımcı olacaktır. İkincisi, astların ruh halini izlemek için iyi bir araçtır: Sonuçta, sohbetlerdeki kısa mesajlar tonlama aktarmaz ve kişisel bir konuşma sırasında neyin kimi endişelendirdiğini öğrenebilirsiniz.
Gösteri için aramayın. Her bir görüşmenin içeriğini planlayın, neyin tartışılacağını tüm katılımcılara önceden bildirin ve sonuç olarak, bir toplantı protokolü oluşturun: neye karar verdiler, hangi görevleri belirlediler ve bunların uygulanmasından kim sorumlu. Şirketin nasıl gittiğini takip etmek için her hafta aramanıza gerek yok. Çalışanlar yalnızca yöneticileriyle düzenli olarak iletişim kurabilir ve zaten size rapor vereceklerdir.
5. Net bir çalışma programı oluşturun
Her çalışanın, çalışırken ihtiyaç duyulabilecek tüm bilgilere erişimi olmalıdır. Bu özellikle yeni başlayanlar için önemlidir: Güncelleştirilmeleri gerekir ve uzak bir konumdaki adaptasyon, ofiste canlı iletişimden daha uzun sürebilir. Yeni çalışanın bilgi akışında kaybolmaması için, ona şirketin hayatı ve işinin nasıl çalıştığına dair her türlü soruyu cevaplayabilecek bir küratör atayın.
İdeal olarak, şirketin çalışmaları hakkındaki bilgi tabanı, kilit çalışanlar hastalansa veya tatile çıksa bile süreçler durmayacak şekilde düzenlenmelidir. Tipik çalışma koşullarında ne yapılacağını ayrıntılı olarak açıklayan belgeler oluşturun ve bunları herkesin erişimine açın.
6. Görevlerdeki tüm atamaları kaydedin
Bu kural yalnızca zorla çıkarma sırasında uygulanmamalıdır. Sözlü anlaşmalara güvenmeyin: görev belirlenmemişse, sonuç alınmayacaktır.
İşte görevlerin verimli ve zamanında çözüleceği basit kurallar:
- Göreviniz konusunda net olun. Astları psişik oynamaya veya kelime kelime ek bilgi almaya zorlamayın. Çalışan, kendisinden ne istediğini derhal anlamalıdır.
- Sorumlu kişileri ve uygulayıcıları atayın. Aksi takdirde, astların görevi sonsuza dek üst üste atma riski vardır ve sonuç olarak kimse bunu yapmaz.
- Son tarihler belirleyin. "Bir gün" yapılması gereken görev büyük olasılıkla asla tamamlanmayacaktır.
- Soruları yanıtlayın ve geri bildirimde bulunun. Bunu yapmak, ekibinize güven oluşturacak ve görevi başarıyla tamamlama olasılığını artıracaktır.
7. Rutin süreçleri otomatikleştirin
Ofiste her şey basit: bir tatil başvurusu yazmanız gerekirse, çalışan İK'ya gider, hazır bir form alır, doldurur ve imza için verir. Kendini soyutlamada, alışılmış sorular bir soruna dönüşür: Bir çalışan izin almak ister, diğeri ödeme için acilen bir fatura imzalamanız gerekiyor, bir müdürün imzasına ihtiyacınız var, ancak onu alabileceğiniz hiçbir yer yok - evinde değil Git.
Tek bir çıkış yolu var: evrak işlerini bırakmanın ve önemli belgelerle yapılan tüm çalışmaları elektronik forma aktarmanın yollarını aramak.
8. Açık ve şeffaf bir kontrol sistemi oluşturun
Çalışanların evde herhangi bir şey yaptıkları ancak işte yapmadıkları şüpheleri sizi bunaltabilir. Elbette kontrol gereklidir, ancak sağduyuyu korumak önemlidir. Sürekli olarak astları çeker ve projelerinde işlerin nasıl olduğunu sorarsanız, daha hızlı çalışmazlar, ancak sürekli olarak gerilim birikir ve bu da er ya da geç bir çatışmaya yol açar.
Departman başkanları ile her sabah çalışanlardan mevcut yük hakkında bilgi toplayacakları ve gerekirse size aktaracakları konusunda anlaşın. Süreci değil, sonucu kontrol edin. Böylelikle, büyük ölçekli projeler, ortaya çıkan sorunları ortaya çıktıkça çözmek için net bir sonuç ve zaman sınırı ile birkaç aşamaya ayrılabilir.
9. Satış departmanınızı CRM'ye aktarın
CRM, otomatik bir müşteri ilişkileri yönetim sistemidir. Basitçe söylemek gerekirse, bu, bir müşteriyle ilk aramadan satışa kadar olan tüm bağlantıları kaydeden özel bir yazılımdır.
Uzak bir sitede CRM, satış departmanı için gerçek bir kurtuluş haline gelir. İnsan faktörünü en aza indirmenize olanak tanır: yöneticiler rutin işlemlerde takılıp kalmayacak, unutmayacaktır bireysel müşteriler ve her işlemin hangi aşamada olduğunun ve bir sonraki işlemin ne olması gerektiğinin her zaman farkında olacak adım. Yönetici, her bir uzmanın performansını izleyebilir ve gerekirse iş yükünü yeniden dağıtabilir.
10. CRM aracılığıyla müşterilerle iletişim kurun
Durum: sabit hatlı telefon ofiste kaldı, ancak bir şekilde müşterilerle konuşmak gerekiyor. Ve iletişimi de kontrol edin - aksi takdirde neden umut verici bir anlaşmanın başarısız olduğunu anlamak zor olacaktır. Dahili telefona sahip CRM yardımcı olacaktır: sadece sesli iletişim kanallarını değil, aynı zamanda web sitesinde ve anlık mesajlaşma programlarında sohbetleri de bağlamanıza olanak tanır. Mektuplara ve mesajlara doğrudan CRM'de yanıt vermek uygundur ve müşteriyle olan tüm etkileşim geçmişi hemen kartına düşer.
Yöneticilerin rutin dikkatlerinin dağılmasını önlemek için robotlara bazı görevler atayın. Müşteriyi arayabilir veya ona yazabilir ve iletişim bilgilerini netleştirebilir, uygun bir ödeme yöntemi seçebilir veya hizmet kalitesi hakkında geri bildirim toplayabilir ve ardından gerekli tüm verileri CRM'ye girebilirler.
Bitrix24 ile çalışmaya başlayın