Iş e-posta yazışmaları Sırları
çalışma Ve Eğitim / / December 25, 2019
E-posta nedir? Günümüz iş dünyasında, öyle:
- Yüzün. Bu e-posta yoluyla, sen karşı tarafın gözünde olumlu bir imaj oluşturmak veya ilk izlenim bozabilir olduğunu.
- Çalışmanız aracı. dış dünya ile iletişimin bir çok e-posta ile gerçekleşir. aleti bulundurmanın iyi Yani, hayatın büyük kolaylaştırabilir.
- Güçlü bir oyalama. Dış dünya e-posta yoluyla distract ve saptırmak astray için, size ulaşmaya çalışıyor.
Bu pozisyonların ve e-posta ile çalışmak için bakıştan. en bir basit başlayalım.
harfler dekorasyon
Ben bu yüzden onun örnekten bahsedeceğim Mozilla Thunderbird e-posta istemcisi kullanıyorsanız. yeni bir mektup oluşturun ve alanları listesinin yukarıdan aşağıya doğru gidin.
Koma. Kopya. Gizli
Belki birisi bilmiyor, ancak Mozilla "Kime" "Cc" veya "Bcc" olarak değiştirilebilir.
- kime: Ana hedef yaz veya birden çok hedef noktalı virgülle ayırarak.
- kopya: Mektubu okumalı, ama kime biz bir tepki beklemiyoruz kim Yaz.
- Gizli: Mektubu okumalı, ancak alıcıların kalanı için İsminin gizli kalması gereken kimin yazma. Özellikle bildirimler gibi iş mektupları toplu posta için kullanılması uygun.
yanlış toplu dağıtım alanı tarafından "Kopya" veya "To" alıcıları belirtmek için. Yılda birkaç kez ben alıcıların "Kopyala" 50-90 listelenmiş olan mektuplar alıyoruz. gizlilik ihlali yoktur. Değil tüm alıcıların benzer bir konu üzerinde çalışıyoruz başka kim bilmek gerekir. Eh, her kişi aşina olup olmadığını. Ve rakip şirketlerin listesinde ise, hangi birbirleri hakkında bilmiyorum? Bunlardan biri ile işbirliğine sona - En az bir en fazla olarak, ekstra açıklama için hazır olmalıdır. böylece olma.
doğru toplu e-posta adınız gönderilir ve alanında koymak için tüm alıcıların "kopya gizlemek."
konu
Konu satırının önemi sıklıkla kurumsal bloglar profesyonel hizmetler gönderir (bazen makul) yazılır. Ama çoğu zaman konu satırı açılmalıdır «e-postanın sorunu çözer harfleri, satış hakkında bir konuşma var."
Ayrıca günlük iş yazışmaları tartışır. İşte sorunu konu çözer olduğunu "harfi ve yazarı tanımlamak için, ve sonra bulmak kolay olmalıdır." Ve tespiti şeklinde size geri gelmek karma Sadece öneklerle yanıtın sayısız mektuplar, re: veya İltHangi arasında konuyla ilgili doğru harfi bulmak zorunda kalacak.
Yirmi harf - orta yönetiminin bir günlük yazışmalar miktarıdır. Girişimciler ve işletme sahipleri bilmeyen, onlar harflerin bir sayı bazen 200 ve daha fazla gün başına geçti var. Bu nedenle, bir kez daha: Boş bir tema ile e-postalar göndermek yok.
Peki, nasıl düzgün konu satırını formüle etmek?
Biz konu satırında harici yazma harfler için önerilir onun "cennet" şunlardır: "Cennet .". İç olarak - önekleri olmadan sıfır-altı deyişle konu satırının hemen içeriği.
Hata numarası 1: Konu satırında Sadece şirket ismi. Örneğin, 'Gök' ve hepsi. Öncelikle, kesinlikle firmanızın bir karşı taraf ile iletişim vardır. İkincisi, hiçbir anlamı bir tema şirket adı nedeniyle ve bu yüzden adresinden görülebilir, katkısı yoktur. Üçüncüsü, iletişim bu yaklaşım ile kendi kutusu nasıl görüneceğini tahmin? Bu gibi.
Böyle konularda bakmak uygundur?
Hata numarası 2: Gösterişli pazarlama başlığı. Böyle başlıkları yazma bilen varsa harika. Bu kullanım iş yazışmalarında bu becerilere uygun olup sadece olmadığını mı? iş konu satırında amacını hatırlayın: satmak ve kimlik sağlar ve aramazlar.
yanlış | doğru |
Şeyler makul bir fiyata eksenleri satın almak! | eksenler temini için ticari teklif |
Biz ilgi danışmak acele etmeliyiz! Rodion yolda! | Alyona Ivanovna ile kontrol İlgi eylemi uyum sağlamak |
UYARI! Porfiry Petrovich Raskolnikov gizemini çözdük ve bizim sorunları çözmek | danışman gelen teklifi: psikolojik kesinti |
»
Mektubun metni
Farklı durumlar için mesaj yazmaya ilişkin birçok kılavuzları vardır. Örneğin, yararlı birçok bilgi de Maxim Ilyahova, Alexander Amzin Kelimenin ve diğer ustaları. Ben genel farkındalığı artırmak ve yazının genel tarzını iyileştirmek için en az onların makaleleri okumanızı tavsiye ederiz.
mektup yazma sürecinde, sürekli birkaç kararlar almak zorundadır.
nezaket soru. Mektubun başında iki, Sevgili Rodia'daki" ruhuyla nezaket veya sevgi içinde bulanık olabilir Bunu yazılı seninle konuşamadım gibi bir aydan biraz, hangi o, acı ve hatta geçen gece uykusu yoktu Ben düşünüyorum. " Onun okuma bir kişi çok kibar ve bu girişi yazarak zaman içinde hem çok masraflı ve zaman içinde. iş sonra Yazışmalar, hatırladın mı? Değil mektup yazma bir Raskolnikov annesi ve iş yazışmaları yarışması değil.
Biz zaman ve alıcıyı saygı!
Temsil ve sadece sergide kısacık toplantıdan sonra gönderilen ilk mesajda mantıklı aşk durumları benzer. Daha sonra ikinci "Merhaba John" ve: "John, ..." Bu yazının gününde ilk harfi işbirliği veya geçerli yazışma devamının ise.
temyiz. Hep mektupta yönelmek soru ile alıcıların numarayla ilgili olmuşlardır. Son zamanlarda, ben, bir mektup yazarak Anna adında üç kız hitap etti. şüphe yok, ben yazdım, "Sevgili Anna" yükseldi olmadı. Ama bu kadar şanslı her zaman değil.
Ne üçe, hatta yedi alıcı ve onlar aynı adı taşıyan yoksa? İsimleri listeleyebilirsiniz: "İyi günler, Rodion, Pulcheria, Avdotya ve Petr Petrovich." Ama uzun ve zaman alır. "Değerli Meslektaşlarım": Yazmak mümkündür.
Kendim için ben "Alıcı" alanına duruyor birine adını uygulamak için bir kural kullanın. Ve kopyasında olanlara hiç geçerli değildir. Bu genellikle aynı zamanda daha doğrusu bir (!) Muhataba Mektubu ve bu mektubun amacı tanımlamak için izin verir.
alıntı. Genellikle yazışma soruları ve cevapları ile konuşulacak bir - diğer bir deyişle, diyalog. İyi uygulama, yazışma geçmişini silmek ve bu alıntılanan metnin üstüne cevap yazmayın için Bir hafta içinde bu yazışmalar dönen, tarih azalan yukarıdan aşağıya diyaloğu okunması kolay oldu.
Nedense, Mozilla varsayılan ayar "alıntılanan metnin sonra imleç konumu." olmalıdır Bunun menüsünü değiştirmek için tavsiye «Araçlar» → «Hesap Ayarları» → «Hazırlama ve adresleme." Öyle olmalıdır.
Mektubun amacı. İş mektupları iki türlüdür:
- biz sadece muhatap bilgilendirmek zaman (örneğin, geçen ay yapılan çalışmalar hakkında bir rapor);
- ve biz muhatap bir şey istediğinizde. Örneğin, o ödeme için ekli faturanın kabul etti.
Kural olarak, birçok kez daha raporlanabilir daha harfleri ediyoruz. Biz kaynağından bir şey elde etmek istiyorsanız, düz metin olarak bir mektupta bu konuda söyleyecek çok önemlidir. eylem çağrısı adına bir mesaj eşliğinde ve mektupta geçen cümle gitmek gerekir.
yanlış"Porfiry Petroviç, eski bir bayan kesilip kim olduğunu biliyorum."
doğru"Porfiry Petroviç, ben yaşlı bir kadını kesmek, acı yorgun önlemler hakkında benim tutuklanması kabul edin!".
Neden düşünmek için muhabir zorunluluk, bu mektupla ne yapmalı? Sonuçta, alıp yanlış bir karar olabilir.
İmza metni. Bu olmak zorunda. Özellikle tüm e-posta istemcileri "... Saygılarımızla" Eğer autosubstitution imza klasik örneğin özelleştirmek için izin verir. Mozilla bu menünün «Araçlar» → «Hesap Ayarları yapılır."
yazmak için veya imza kişileri yazmak için değil - özel madde. Bir şekilde satış bağlıysanız Ama - yazmayı zorunludur. işlem gelecekte iletişimin temelinde yer almadı bile, kolayca imza kişileri bulabilirsiniz.
Son olarak değil, sevmiyorum olanlar mülakata için mesaj vücudun başka özelliği e-postalara yanıt verdiklerini (, olamaz istemiyor, zamanı yoktur). Mesaj gövdesi varsayılan belirtin. Örneğin, "Porfiry Petroviç, eğer kendimi affetti verdiğini düşündüğümüz, Cuma 12:00 önce beni tutuklamaya gelmez." Tabii ki, dönem (o 11:50 Cuma günü örnek metin göndermek için gerekli değildir) gerçek olmalıdır. Alıcı fiziksel olarak okumak ve Mektubunuz için karar vermek gerekir. Bu "varsayılan" muhatap olmayan yanıtı için verdiği sorumluluğun sizi rahatlatmak. Her zaman olduğu gibi, bu yonganın kullanımına akıllıca ele alınmalıdır. Bir kişinin zamanında ve düzenli olarak e-postalara yanıt verirse bunları zarar vermez, bu ültimatom, öyle değil mektuba yanıt verdiklerini kararına biraz esneme veya kurşun şu anda, cuma bekleyip olun.
ekleri
- çok kullanışlı bir araç ve popüler hataların aynı anda kaynak özgeçmiş, iş teklifleri, maliyet tahminleri, çizimler, taranan belgeler: genellikle ekleri olan mektuplar.
hata: Yatırımın büyük bir miktar. harfler 20 MB'a kadar ekleri ile sık geliyorlar. Kural olarak, bu 600 dpi çözünürlüğe sahip, TIFF formatında neyi bazı belgeler tarar. mailler muhabir neredeyse kesinlikle ekleri önizlemesini indirmek için nafile bir çabayla birkaç dakika bekle. Ve Tanrı telefonunuzda bu mektubu okumak alıcı deneyin korusun ...
Şahsen ben hemen tür mesajları silin. Değil mektup okumadan önce sepete çıktı mı istiyorsun? Ekin boyutunu kontrol edin. O en fazla 3 MB'den olması önerilir.
Ne fazla olur?
- Farklı format ve çözünürlüğe tarayıcınızı kurmayı deneyin. Örneğin, PDF veya 300 dpi taramaları oldukça okunaklı aldı.
- Winrar arşiv veya 7zip gibi bir program düşünün. Bazı dosyalar çok iyi sıkıştırmak.
- Ne kadar büyük bir eki ise ve işe değil sıkıştırmak? Örneğin, neredeyse boş muhasebe tabanı 900 MB ağırlığındadır. Dropbox, Google Drive ve benzeri: Bilgi bulut depolama yardımı gel. Böyle Mail.ru gibi bazı hizmetler, otomatik bulut depolama için bir referans büyük bir yatırım dönüştürün. Ama bulutta depolanan kendi bilgilerini yönetmeyi tercih, bu yüzden Mail.ru otomasyonu istenmiyorsun.
Ve bir daha tavsiye oldukça yatırımlar hakkında net değil - onların isim. Bu alıcıya anlaşılabilir ve kabul edilebilir olmalıdır. Biz şirket yerleştirildikten sonra... isim o Fyodor Dostoyevski olsun bir teklif hazırladı. Ben CP onay için projenin yöneticisi bir mektup aldı ve eki "DlyaFedi.docx" adlı bir dosya oldu. yöneticisi ile, beni bu, aşağıdakine benzer bir diyalog gönderdi:
- Sevgili Müdürü, bu saygı adam yaklaşım ve yüz Fedor içinde onu aramak için bizzat istekli?
- Oraya hepsi denilen ismimle bir kişi olarak saygı.
- Neden "DlyaFedi" adlı bir eki vardır? Onunla şimdi göndereceğiz ederse, bu kılavuz bizim eksenlerini satın alacak düşünüyorsunuz?
- Sonra yeniden adlandırmak için gidiyorum ...
potansiyel müşteri hatası - - Neden saatli bombayı pişirmek veya dosyayı yeniden adlandırarak kendinize fazladan iş yaratmak? Neden hemen eki adını vermedi doğrudur: daha iyi "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" veya - "KP_Nebo_Topory.docx".
Yani, "yüz" olarak e-posta ile az ya da çok dizildi olduğunu. Etkili çalışma ve bu bileşeni dikkat dağıtıcı hakkında konuşmak bir araç olarak e-posta inceleme üzerine edelim hareket.
harfler ile çalışma
E-posta - güçlü bir oyalama. herhangi bir oyalama olduğu gibi, posta kuralları ve uygulama takvimi daralmasıyla, mücadele edilmelidir.
En azından, sen posta varış tüm bildirimleri devre dışı bırakmanız gerekir. Posta istemci varsayılan olarak yapılandırılmış ise, uyarı ve sesli bir sinyal ve saatin yanındaki simge kırptı ve harfin önizlemesini gösterecektir olacak. Kısacası, uzak sıkı çalışmaktan ilk gözyaşı sizi için her şeyi ve daha sonra okunmamış e-postalar ve ziyaret edilmemiş postaların uçuruma dalma - bir saat ya da yaşamın iki eksi.
irade Birisi güçlü kuvvet Bildirimde dalıp edilemez sağlar ve sıradan insanlar özendirmek kader ve onları devre dışı etmek iyi değildir. Mozillla yılında Thunderbird menü aracılığıyla yapılır «Araçlar» → «Ayarlar» → «Temel» → «Ne zaman yeni mesajlar."
Hiçbir bildirim yoksa, nasıl bir mektup olduğunu anlamak için?
Çok basit. Sen kendin, bilinçli e-posta istemcisi açın ve tüm okunmamış mesajları görecek, ayrıştırma e-posta için zaman kenara. Bu öğle ve akşam veya kesinti sırasında örneğin, günde iki kez yapılabilir, trafik sıkışıklığı içinde, derler.
İnsanlar genelde nasıl tepki süresine ve acil harfleri sormak? Cevap: Eğer postada acil harf yok. (Bu bölümde, e-posta ile çalışma programı içinde) müşteri desteği departmanında çalışmaktadır sürece.
telefon, SMS, Skype - acil harfler varsa, gönderenin diğer kanallar yoluyla bilgilendireceğiz. Sonra bilinçli e-posta istemcisi inmek ve acil e davranın. Zaman yönetiminin tüm guruları (örneğin, onun "Done Getting Things" ile Gleb Archangel) 24 saat içinde e-posta yoluyla standart tepkisini ilan ediyoruz. Bu görgü normal kuraldır - e-posta yoluyla muhatap anlık yanıtlarla beklemezler. hızlı iletişim kanalları bildirmek için acil bir mektup varsa.
Yani, biz programınıza e-posta istemcisi dahil etmek bildirimi devre dışı bıraktık.
Biz postaneye gittiğinde ne yapmalı ve başlığı ile faaliyetler e-posta "çıkarmak" mı? Nerede başlangıcı ve bu çalışmanın sonu?
Ben sıfır gelen kutusu sistemi hakkında çok şey duydum, ama ne yazık ki, değil uygulamadan tek bir kişi tanıştım. Bir kez bisiklete icat etmek gerekliydi. Bu konuyla ilgili makaleler Layfhakere gerekiyor. Örneğin, "sıfır gelen». Benim yorumlanmasında sıfır gelen kutusunun sisteme bahsedeceğiz görebilirsiniz. Ben GTD gurusu Açıklamalarda belirttiği takdirde, minnettar olmak tamamlayacak veya açıklanan sistemin artıracak.
Bu iş için bir görev zamanlayıcı ve arşiv değildir - anlamak ve bu e-postaları kabul etmek önemlidir. Bu nedenle, klasör "Gelen Kutusu" daima boş olmalıdır. Eğer dahil muayene için geliyorsa, durma ve bu klasörü boşaltmaya kadar, ne olursa olsun avunmak değil.
Gelen kutunuzdaki spam ne yapmalı? Her harf için arka arkaya gidin ve kaldırmak gerekir. Evet, sadece onu seçin ve Sil klavye tıklayın. Eğer bir harfi silmek için dilim varmıyor varsa, onunla ne yapacağına karar zorunda kalacaktır.
- Üç dakika içinde cevap verebilir? Cevap vermek için var mı? Evet, var, cevap sonra hemen yanıt, üç dakikadan fazla sürer.
- ihtiyacını karşılamak, ama cevap hazırlama üçten fazla dakika sürer. Eğer bir görev zamanlayıcı kullanırsanız, bu konuda bir süre için bir görev haline, görevler içine dönüş e-postaları dönüştürmek ve unutmak için izin. Örneğin, ben kesinlikle harika servisini kullanmak Doit.im. Bu bir kişisel e-posta adresi oluşturmanıza olanak sağlar: Ona bir mektup iletilir ve bu bir sorun haline gelir. Ama alt klasör "0_Vypolnit" için görev zamanlayıcı, transferi mektup yoksa.
- bir mektuba Hızlı bir yanıt sonrasında bir görev dönüştürerek veya basit bir muayene gereklidir Bu mesajla ilgili ne yapacağını karar verin: Uzun için belirli bir klasöre silme veya gönderme Depolama.
İşte ben uzun süreli saklama için bazı klasörler vardır.
- 0_Vypolnit. Var olmayan bir klasörü var, ancak bir zamanlayıcı yoksa, bir kez daha, burada detaylı bir çalışma gerektiren, harfler ekleyebilir. Bu klasör de düzenli temizlenmeye ihtiyacı, ancak üzerinde özel olarak ayrılan sürede düşünceli bir yaklaşımla.
- 1_Sprav. bu kadar bir sonraki uçuş için farklı web hizmetleri, bilet oturum açıldığı ile karşılama e-postaları ve: İşte arka plan bilgisi mektup koydu.
- 2_Proekty. Bu akım bir ilişki var ortakları ve projelerinin yazışma arşivi içeriyor. Doğal olarak, her proje veya ortağı için ayrı bir klasör sarılır. I klasör ortağı bu iş ortağıyla ilişkilendirilmiş "Cennet" çalışanları, gelen de harfler sadece çalışanları tarafından mektup katlama ama. Bu çok uygundur: Gerekirse, bir çift tıklama eldeki proje üzerinde tüm yazışmalar.
- 3_Muzey. Ben yazık bu mektupları duş ve kaldırmak için buradayım ve onların yararları açıktır. Ayrıca burada "2_Proekty" kapalı projesi ile klasörleri taşıyabilir. Kısacası, "Müze" silinmek üzere ilk adayları saklanan.
- 4_Dokumenty. muhasebe departmanı için gelecekte yararlı olabilecek belgelerin elektronik örnekleri ile harf vardır, örneğin, gezi müşteriler bilet gelen mutabakatları davranır. Klasör ölçüde klasörlerle "2_Proekty" ve "1_Sprav" örtüşür, ancak "2_Proekty" klasöründe olduğu gibi muhasebe bilgisini tutan - yönetimine. Ölü bilgisi ve "2_Proekty" - - Canlı "4_Dokumenty" olur.
- 5_Znaniya. İşte ilham almak için zaman içinde geri gelmek veya çözüm aramak istediğiniz sadece gerçekten yararlı posta listesini koydu.
Bu sistem için önemli Posta istemcinizde diğer ayarlar vardır. Birincisi, Thunderbird varsayılan "Mark mesaj okundu." Denetlenir Ben, bilinçli yapmak kutu off böylece tercih! Bunu yapmak için menüye giderek «Araçlar» → «Ayarlar» → «İleri» → «Okuma ve ekran."
İkincisi, kullanım filtreler. Ben aktif olarak uygun klasörlere gönderen adresi otomatik ileri e-postaların üzerine filtreler uygulamak için kullandı. Örneğin, avukat harfleri Klasör "Avukat" taşındı. Ben çeşitli nedenlerden dolayı bu yaklaşımı terk etti. İlk herhangi bir proje veya ortağı ve bu klasör veya proje ortağı hareket nedenle konuyla ilgili vakaların% 99 avukat bir mektup. İkinci olarak, bilinç eklenmesine karar verdi. Daha kolay sadece bir yere işlenmemiş mesajların belirli bir mektup ve göz saklamak için nerede karar vermelisiniz - kutunuzda. Şimdi filtre sadece farklı sistemler, karar verme bana gerekmez harflerinden uzak klasörler düzenli otomatik mesajlar için kullanılır. Mozilla Thunderbird Filtreler menüsünden «Araçlar» → «İleti Filtreler" yapılandırılır.
Yani, e-postaya doğru yaklaşım ile yazışma hacmine bağlı olarak günde 10 ila 60 dakika arasında gitmek gerekir.
Oh, ve daha bir. Zaten yeni mesajların geliş bildirim devre dışı bıraktık? ;)