"Yangın musluğuna" Denetim veya Nasıl değil bilgi ve görevlerin sel boğmak için
Verimlilik / / December 23, 2019
"Hidrant" Göreviniz listesi ile asla boş olduğunu. "Hidrant" Çünkü - sadece bilgi değil, yeni iş fabrikasıdır. Görev listesindeki bazı öğeler böyle patron veya dikkat gerektiren müşterilerinden gelen e-postaları olarak, açık. Ancak pek çok açıkça ifade edilmemiştir.
okunmaya değer ve üzerinde durulması olan bu makalede,. Yorum yapmak istedikleri sonrası. Hisse arkadaşları ve meslektaşları ile sevdim.
Size küçük bir işletme görevlisi misin kaç günde saat önemli değildir. Önemli olan onlar görünürde sonudur. Bu "hidrant" dir.
Ve bu kavram görevlerin sadece bir liste çok daha geniştir. Ve gün içinde maalesef hala 24 saattir.
şaka
Eğer benim gibi iseniz, tüm yaratıcı ve karmaşık iş kuyu Sabah taşınıyor Erken. psikolojik ve fizyolojik, - - birçok nedeni vardır bu durumun nedenlerini. Ama "hidrant" iç ritimleri derinden kayıtsız bulunmaktadır. sen uyurken, bilgi miktarı artmaya devam ediyor çünkü.
Kahvaltı, gelen kutunuzu açın ve "hidrant" shatters bütün gece altında olduğunu ekran akışı "Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello ve posta hesaplarında harflerin basınç gibi. senin Takvimde - patron, iş ortakları, müşteriler, taşeronlar, meslektaşları gelen istekleri ve talimatları toplantı. Ve dün görev listesinde bugün değildi aslında yaktı ve hemen yürütme gerektirir.
"Hidrant" sizin için beklemeyecek. O yüksek sesle zaman ve dikkat gerektirir.
Aniden sabah saat 11 - ve zaten gün daha iyi parçası kaybettik.
Nasıl bu duruma cevap vermek? Genellikle iki seçenek sunuyoruz: ya davranışı veya teknoloji kullanımını değiştirmek için. Ama neden davranış değişikliği için bir temel oluşturmak için teknolojiyi kullanır?
Ne kadar etkili bilgi, görevleri ve fikirleri yönetilir? Bu bilginin sürekli akış anlaşılmaktadır ve genel olarak, daha fazla akışları olduğunu edilmelidir: Bilgi verilen hatta e-postalar, sosyal ağlar ve medya, web siteleri, gazeteler, toplantılarda, arkadaş ve gelen senin kafası. Her şey karşılanması mümkün değildir.
cevabın, kullanım, paylaşımına, kaydetme geç yapılması veya silme için: Onlarla ne yapacağına karar, iletileri işlemek zorunda? Ne zaman bunu yapmak için? Ve bütün bunlar nasıl başa zaman bulmak için?
Eğer iş değil tek seferde elde etmeye çalışmak ne yazık ki, mod çoklu görev. Eğer bir kenara uzun 5 dakika boyunca bir şey üzerinde posta ve odağından, boş zaman bulmak zor konum, programınıza kontrol etmiyoruz. böylece, gün boyunca maksimum üretkenlik için zaman yönetimi benim yöntemini kontrol ise - belki bu ne ihtiyaç vardır.
Üç ek araçları ve teknikleri
Günlük ritüel. Şu anda biz büyük ve küçük sorunları ele alınacak, organizasyon ve planlama yapan.
Çalışma - Kuyruk - stok bilgileri - Dağıtım. malzemedeki "hidrant" gelen dövizlerin hangi çalışmak için. sosyal ağlar ve medya bir görev listesi, yararlı kaynakların bir kişisel kütüphane, kararlı bant bilgisini oluşturun.
sonuna kadar davaları getirmek. Biz görevlerin listesini ve kendi zamanını yönetmek.
İç ritimleri doğrultusunda çalışmak
Ben sadece benim paylaşabilir tüm bu - sadece sen verimliliklerini arttırmanın yollarını kendi belirledi hesaplamak mümkün olacaktır.
En önemli zorlukların üstesinden gelmek için en iyi zaman öne
Beynim iyi çalışır zaman Sabah, ben en önemli görev bu işin sağlanması ve bir daha bu konuda dikkatini çekmeyi de değil 2-3 saat ayırmak. Çalışmalar dikkati dağılır o işçileri göstermek - veya kendileri dalıp vardır - her 3 dakikada bir kez en azından tekrar göreve içine dalış için 20 dakika en az gerektirir.
bu kişi daha kolay bir şeyle başlayabilirsiniz bile zor bir görev ile gün değerinde o başlayın. Günde öngörülemeyen durumlar ilave toplantılar için gerekli - ve büyük bir öncelik ve idam edilmeyecektir.
bir duraklama
Her ne idiyse, genellikle konsantrasyon azalır 60-90 dakika sonra, bu yüzden bir sabah paylaşan ille işyerini terk sırasında kısa bir mola verme ikiye işin dönemi, yer.
Bilim adamları kalp sorunları, kötü duruş, bazı kanser türlerine karşı bir sedanter yaşam tarzı yol savunuyorlar.
Yalnızca 30 dakika tek bir yerde oturmak bile, metabolizma% 90'a yavaşlayacaktır.
akşam
Enerji seviyesi birçok biraz uyumak için şu anda tercih nedeni budur öğleden sonra hızla düşer. Akşam yemeğinden sonra ben denemek:
- karşılamak insanlara, ben bir zaman iyi bir işi yapmak için pek mümkün ve iletişim enerjisinin ekstra destek verir, eminim;
- Küçük, basit ve kuruluş amaçlarını kaplar.
Sabah ve akşam ritüel
Bu saatlerde yapmaya tam olarak ne karar vermeniz gerekir. Bu araçlar, görev listesinde mesajların bir kısmını çevirmek ve diğer projeler arasında, onlar için zaman bulmak için, e-posta açmaya gerek.
Zaman beslenen gerçek vampirler - Sorun mesajları postanızı doldurur olmasıdır. Onları analiz, göründüğünden daha fazla zaman ve çaba harcarlar. Ve olursa olsun gergin nasıl sizin bir parçanız hep istediği en kötü şey gelen kutunuzu kontrol etmek.
Solüsyon Kendilerini patlama yok bir kafeste tutmak için gereken çoğu zaman, ama yine de zaman zaman üretmek için, bu kadar tehlikeli hayvanlar olarak düşünülmelidir gelen olmasıdır.
Ben üyelerle günde iki kez çalışıyor olması - sabah ve akşam ritüellerinde. Ben nedenle gelen çalışarak her iki beden ve içecek yemek ihtiyacı için, aynı otomatikleştirilmiş görev için deli haline geldiği bu prosedürün alışık duyuyorum.
bu iki dönem arasında, postama şey olmadığı konusunda endişelenmeyin ve ben önemli bir şey olup olmadığı unutulmuş değildi - ben sisteme güvenmektedir. Bu nedenle, posta kutusunu kapatmadan, ben net bir kafa ile işe gitmek.
Sabah ayin kısa genellikle (akşam ritüel en soldaki organizasyonel konular) olduğu gibi, ben en önemli görevi daha fazla dikkat.
görev listesi
Hayatının bütün suyu emerek, gününüzü organize etmek ve gelen akışını durdurmak için, kullanım teknikleri ve araçları gerekir.
"- Kuyruk - Çalışma stok bilgileri - Dağıtım" Bunlar arasında etkili teknikler olan bir gelişigüzel akışına çevirir:
- görev listesi için uygun,
- onlarla sonraki operasyon için saklanır yararlı malzemelerin kişisel kütüphane,
- malzemelerin bir dizi meslektaşları ile paylaşmak için.
İdeal olarak, bu ihtiyacı sabah ve akşam ritüel sırasında ele alınması. Bize daha ayrıntılı olarak bu süreci inceleyelim.
Bu çalışmaya
gelen kutusu - Twitter'da e-posta ve mesajlardan her şey ve kayıtları bitirme olduğunu.
İlk olarak, hiçbir gelen hemen yanıt gerektirmez, hatırlıyorum. Hepimiz göndermeye öğrenmiş ve e-postaları hızlı cevap, ama yanlış: bu size ek yükümlülükler getirdiğini beklediğini kimse.
İkincisi, buna her e-posta ve cevap açmak - kesinlikle verimsiz. Eğer bir şey yaparsanız daha verimli olacaktır. Örneğin, sadece gelen kutunuzu göz atın. Beynimiz birlikte çok iyi bağlantılar birden çok görevi değildir. insanlar kolaylıkla çoklu görev ile başa çıkabilecek düşündüğümüzde, aslında, onlar sadece hızlı bir görevden diğerine geçiş. Ama bu algı ve konsantrasyonu üzerinde olumsuz bir etkisi vardır.
Eğer gelen kutusunu açtığınızda nedenle, sadece onları kontrol edin. Bu "sona dava için" klasik bir tek işlem modelidir:
- Eğer iki dakikadan az gelen görebilir ve yapabileceğini;
- Eğer, sonra gel gereken işlerin listesine eklemek olamazsa;
- sadece dosyayı göz ardı edebilirsiniz.
Eğer sıraya bir mesajı görüntülerken hemen sonra, gelen listenizi açın bile, yine de yeniden ayarlamak için zaman var.
kesinlikle gerekli sadece gelen sabah görüntüle.
Sabah iletileri görüntülemek için zaman kendinize bir soru sormak: Acil olmadıkları olmadığını? Bunlar acil mesajlar - düşman bir numaralı, en önemli görevi gerçekleştirmek için harcamak istiyorum uzağa değerli zaman ayırın olarak.
Yoksa, sadece görevleri "akşam Kontrol mesajları" seçeneğini listesine eklemek gerekir.
Kuyruk
İki hat bölümlerinden birinde koymak 2 dakikadan fazla almak Olmayan acil görevleri:
- çevrimiçi kaynakları okuyup için ponder bir tık eklenti gerektiğini: Bu okumak için gerekenler cep. Bu malzemeler daha sonra herhangi bir cihazdan geri gelebilir.
- Ne yapılması gerektiğini: Gelen mesajlar kullanarak DoIt.im görev listesine doğrudan iletilir.
Tabii ki, görevlerin liste elle olabilir, ama daha uygun bir uygulama olduğuna inanıyoruz.
Okuma ve kişisel kütüphanesinde malzemelerin dağıtımı
Akşam sırasında geri görevlerin listesine gidip okumak için sıraya alınmış materyalleri kontrol ritüel. Ben Pocket kullandığımız için bir toplantı için ya da başka serbest anı beklerken metroda seyahat ederken, onları izleyebilirsiniz. Bu nedenle, genellikle hızlı bir şekilde listeye çökertti.
materyal gerçekten değer, ben eklemek Diigo - kullanışlı malzemelerin benim online kütüphanesi. Bir notunu ertesi gün, bir ay, hatta bir yıl bulmak o kadar kolay, etiketleri düzenlemek mümkündür. Ve özel bir Diiogo fırsatı için teşekkür ederim yönlü arama.
İngilizce'den - Daha sonra ise L8R etiketi (. "Daha sonra") Her gece kontrolleri görev listesi sırasında çevirmek hangi başka yerde, kaynak koyar.
Buna ek olarak, Diigo otomatik ben Not alanına eklenen herhangi metnin bir kopyasını kaydeder. Bu notu düzenleyebilir, ben hisse malzemeye birisini istediğinizde, uygun bir anda görünen açıklamalar, fikirleri yapıştırın.
hisse
Diigo etiketlemesi bir kaynak hiçbir yerinde yayınlamak için izin verir. O sihirli için teşekkürler IFTTT:
- materyal gibi etiket benim Tumblrkak alıntı yazı gönderilir ile
- Eğer Twitter gönderilen mesaja bir etiket Tweet başlık ve bir bağlantı seçerseniz,
- Sen başka hesaplara etiketler yapılandırabilirsiniz: LinkedIn, Facebook ...
Bu yöntem sayesinde, "hidrant" tüm akış görev listesi ve kişisel kütüphaneye gönderilir ve seçilmiş kaynaklar, sırayla, paylaşılabilir. Ve odağı kaybetmeden tüm bunlar.
akşam ayin
Ben yaratıcı çalışma odaklanmak istiyorum bu sabahtan itibaren akşam ritüel - bütün gün planlama için taşıdır.
Nasıl bir akşam ayini başlatırım
Yemekten sonra zaman:
- Zaten en önemli görevi çalışmalarına sabah bitirdim;
- Gelen Bence en önemli görevi yoğun çalışma iken aldığı okunmamış mesajlar birikmiş;
- görevler listesinde kuyrukta Hergün ayin akşamları performans gösterdiğini Sabah orada koymak Taxco, ve ortak görevleri içeriyordu.
Güncel günlük görevler
Daha önce belirtildiği gibi, akşam ritüel gibi görevleri içerir:
- Görünüm. Bu, tüm tam bir muayene: Ben, hatta bu malzemelerle, tüm olası den fazla 2 dakika sürecektir işi başa.
- Okuma, paylaşmak dağıtmak. Ben son 24 saat içinde eklenen tüm ilginç şeyler ile çalışıyoruz.
- Kontrol görev listesi. Dönüş, hedefler Açık ve en önemli görev çalışmalarında kaydedilen ilerlemelere dayanarak, I:
- Ben bu akşam yapacak karar ve sonraki güne taşınabilir
- En önemli görevi yarın sabah hangi görevi karar ve ödenmesi gerekiyor ne kadar süreceğini belirlemek,
- zamanlama zaman dinlenme (veya sonra veya Hiç durmak) için.
yanıt verdiklerini örneğin finansman ve diğerlerini muhasebe dün veya ele alınan e-postalara birkaç devam eden vakalar vardır. Bazıları sadece özel günde görünür. Örneğin, ben Diigo her Çarşamba ve Cumartesi yukarıda kontrol edin.
haftalık test
Görev listesinden Her Pazartesi öğeyi içerecek şekilde gerekmez "hafta hedeflerin bir listesini yapın." Bir hafta boyunca her gece Yani, aklımda hedefi tutmak: Eğer bugün yapacak ve sonrası için ne terk etmeye karar vermek gerektiğinde kullanışlı.
Her Cuma gecesi, zihinsel bu hedeflere gözden eleştirel biçimde değerlendirilmektedir.
Ancak o zaman dinlenme zamanı geldiğinde
programı yönetmek daha kolay ve zor sorunlar üzerinde çalışması daha zor akşam itibariyle sonra karşıya olacağım gündüzleri görünümde yapan ve yerinde görevleri ve malzemeleri ekleyin edilecek. Ama bu durumda bile, günün en az yarısında Gelen kutusu kapatılacaktır.
Günüm nesnel "Çalışması - Kuyruk - stok bilgileri - Dağıtımı" biter, yeni bir gün döner bitmemiş bir iş yükü olmadan başlamak böylece.
Biz bu teknik artmaktadır verimlilik sizin için yararlı olacağını umuyoruz.